Come convertire la contabilità per cassa in contabilità per competenza
In base alla contabilità per cassa, le transazioni commerciali vengono registrate solo quando la liquidità ad esse relativa viene emessa o ricevuta. Pertanto, registreresti una vendita in contanti quando l'organizzazione riceve denaro dai suoi clienti, non quando emette loro fatture. La base di cassa è comunemente utilizzata nelle piccole imprese, poiché richiede solo una quantità limitata di competenze contabili. Tuttavia, potrebbe essere necessario convertirsi alla competenza contabile, magari per far verificare i libri contabili della società in preparazione della sua vendita, o per renderli pubblici, o per ottenere un prestito. La competenza temporale viene utilizzata per registrare i ricavi e le spese nel periodo in cui vengono guadagnati, indipendentemente dai flussi di cassa effettivi. Per convertire da contabilità di cassa a contabilità per competenza, attenersi alla seguente procedura:
Aggiungi le spese maturate . Aggiungere nuovamente tutte le spese per le quali l'azienda ha ricevuto un vantaggio ma non ha ancora pagato il fornitore o il dipendente. Ciò significa che dovresti accumulare praticamente tutti i tipi di spese, come salari guadagnati ma non pagati, materiali diretti ricevuti ma non pagati, forniture per ufficio ricevute ma non pagate e così via.
Sottrai i pagamenti in contanti . Sottrarre le spese in contanti effettuate per le spese che avrebbero dovuto essere registrate nel periodo contabile precedente. Ciò significa anche ridurre il saldo iniziale degli utili non distribuiti, incorporando in tal modo queste spese nel periodo precedente.
Aggiungi le spese prepagate . Alcuni pagamenti in contanti possono riguardare attività che non sono ancora state consumate, come i depositi in affitto. Rivedi le spese effettuate durante il periodo contabile per vedere se ci sono spese anticipate e sposta la parte non utilizzata di questi elementi in un conto attività. Se si sceglie di fare lo stesso per le spese effettuate nei periodi precedenti, modificare il saldo iniziale degli utili non distribuiti per rimuovere le spese che vengono ora spostate in un conto cespiti per spese prepagate.
Aggiungi contabilità clienti . Registrare i crediti e le vendite per tutte le fatture emesse ai clienti e per le quali non è stato ancora ricevuto denaro contante.
Sottrai le ricevute di cassa . Alcune vendite originate in un periodo precedente possono essere state registrate nel periodo contabile corrente sulla base del ricevimento di contanti in quel periodo. In tal caso, stornare la transazione di vendita e registrarla invece come vendita e conto clienti nel periodo precedente. Ciò richiederà un aggiustamento al conto iniziale degli utili non distribuiti.
Sottrai i pagamenti anticipati dei clienti . I clienti potrebbero aver pagato in anticipo i loro ordini, che sarebbero stati registrati come vendite in base alla contabilità di cassa. Registrarli come passività a breve termine fino al momento in cui la società ha spedito i relativi beni o fornito i servizi indicati.
La conversione della contabilità per cassa in contabilità per competenza può essere difficile, poiché qualsiasi software di contabilità che è stato configurato per la contabilità per competenza non è progettato per gestire la contabilità per competenza. Ciò significa che tutte le rettifiche di conversione devono essere effettuate manualmente, con registrazioni a giornale. Potrebbe essere più semplice gestire la conversione su un foglio di calcolo separato e non includerla mai nei registri contabili formali.
È del tutto possibile che alcune transazioni vengano perse durante la conversione dalla contabilità per cassa a quella per competenza. Sfortunatamente, l'unico modo per essere certi di una conversione completa e accurata è esaminare tutte le transazioni contabili durante l'anno in corso di conversione, nonché nell'ultimo trimestre dell'anno precedente. Pertanto, la conversione è sia laboriosa che costosa.
Inoltre, è necessaria una serie molto completa di registrazioni contabili per passare dalla base di cassa alla base di competenza. Poiché è probabile che un'azienda già in contanti sia piccola con meno fondi per un contabile o controllore a tempo pieno, è del tutto possibile che le registrazioni contabili siano in uno stato di disordine sufficiente da impedire la conversione in un modo affidabile.
