Definizione nota spese
Una nota spese è un modulo utilizzato per tenere traccia delle spese aziendali. È più comunemente completato dai dipendenti per dettagliare le spese per le quali richiedono il rimborso. Le ricevute sono generalmente allegate al modulo se gli importi delle spese correlate superano un determinato importo minimo. Il datore di lavoro esamina l'accuratezza e la validità delle richieste e paga ai dipendenti gli importi richiesti. Il datore di lavoro può quindi registrare gli importi rimborsati come spesa aziendale, che tiene conto dell'importo del profitto contabile e del reddito imponibile riconosciuto.
Le note spese possono essere utilizzate anche per dettagliare le spese effettuate a fronte di un anticipo iniziale del dipendente. In tal caso, il datore di lavoro registra ancora gli importi presentati come spesa aziendale, ma non è previsto alcun rimborso; invece, il datore di lavoro detrae le spese dall'importo dell'anticipo del dipendente.
Una nota spese può includere una serie di campi informativi specifici dell'azienda, ma di solito richiede almeno le seguenti informazioni fondamentali:
Data in cui è stata sostenuta una spesa (corrisponde alla data sulla relativa ricevuta)
La natura della spesa (come biglietti aerei, pasti o tariffe di parcheggio)
L'importo della spesa (corrisponde all'importo della relativa ricevuta)
Il conto sul quale deve essere addebitata la spesa
Un totale parziale per ogni tipo di spesa
Una sottrazione per eventuali anticipi precedenti versati al dipendente
Il totale complessivo dell'importo del rimborso richiesto
Un modulo di nota spese può anche includere un riepilogo della politica di viaggio e intrattenimento del datore di lavoro, che definisce quali spese non saranno rimborsate dalla società (come le spese di intrattenimento in camera).
Il concetto di nota spese può anche fare riferimento a un elenco dettagliato delle spese sostenute da ciascun dipartimento di una società per un periodo di rendicontazione. Queste informazioni vengono esaminate per vedere se le spese effettive sostenute erano diverse dalle aspettative, nel qual caso la direzione può indagare sulle ragioni di queste variazioni.
