Problemi di budget
Ci sono una serie di seri problemi associati al budget, che includono abilità nel gioco, tempo eccessivo necessario per creare budget e imprecisione nel budget. Più in dettaglio, i problemi con il budget includono quanto segue:
Inesattezza. Un budget si basa su una serie di ipotesi che generalmente non sono troppo distanti dalle condizioni operative in cui è stato formulato. Se l'ambiente aziendale cambia in misura significativa, i ricavi o la struttura dei costi dell'azienda possono cambiare in modo così radicale che i risultati effettivi si discosteranno rapidamente dalle aspettative delineate nel budget. Questa condizione è un problema particolare in caso di improvvisa recessione economica, in quanto il bilancio autorizza un certo livello di spesa non più sopportabile con un livello di entrate improvvisamente ridotto. A meno che la direzione non agisca rapidamente per ignorare il budget, i manager continueranno a spendere in base alle loro autorizzazioni di bilancio originali, interrompendo così ogni possibilità di realizzare un profitto.Altre condizioni che possono anche causare una variazione improvvisa dei risultati rispetto alle aspettative preventivate includono variazioni dei tassi di interesse, tassi di cambio delle valute e prezzi delle materie prime.
Processo decisionale rigido . Il processo di definizione del budget concentra l'attenzione del team di gestione sulla strategia solo durante il periodo di formulazione del budget verso la fine dell'anno fiscale. Per il resto dell'anno non vi è alcun impegno procedurale a rivedere la strategia. Pertanto, se si verifica un cambiamento fondamentale nel mercato subito dopo che un budget è stato completato, non esiste un sistema in atto per rivedere formalmente la situazione e apportare modifiche, mettendo così un'azienda in una posizione di svantaggio rispetto ai suoi concorrenti più agili.
Tempo richiesto . Creare un budget può richiedere molto tempo, soprattutto in un ambiente scarsamente organizzato in cui potrebbero essere necessarie molte iterazioni del budget. Il tempo necessario è inferiore se esiste una procedura di budgeting ben progettata, i dipendenti sono abituati al processo e l'azienda utilizza un software di budgeting. Il lavoro richiesto può essere più ampio se le condizioni aziendali cambiano costantemente, il che richiede ripetute iterazioni del modello di budget.
Giocare al sistema . Un manager esperto può tentare di introdurre un margine di flessibilità di bilancio, che comporta la riduzione deliberata delle stime di entrate e l'aumento delle stime di spesa, in modo da poter ottenere facilmente scostamenti favorevoli rispetto al budget. Questo può essere un problema serio e richiede una notevole supervisione per individuare ed eliminare. Inoltre, chiunque utilizzi il gioco viene essenzialmente incoraggiato a tenere un comportamento non etico, che può portare a ulteriori difficoltà legate alla frode.
Colpa dei risultati . Se un dipartimento non raggiunge i risultati previsti dal budget, il responsabile del dipartimento può incolpare qualsiasi altro dipartimento che gli fornisce servizi per non aver adeguatamente supportato il suo dipartimento.
Ripartizione delle spese . Il budget può prevedere che determinati importi delle spese generali siano allocati a vari dipartimenti e i responsabili di tali dipartimenti possono contestare i metodi di allocazione utilizzati. Questo è un problema particolare quando i dipartimenti non sono autorizzati a sostituire i servizi forniti dall'interno dell'azienda con servizi a basso costo che sono disponibili altrove.
Usalo o perdilo . Se a un dipartimento è consentita una certa quantità di spese e non risulta che il dipartimento spenderà tutti i fondi durante il periodo di budget, il responsabile del dipartimento può autorizzare spese eccessive all'ultimo minuto, sulla base del fatto che il suo budget sarà ridotto nel periodo successivo a meno che non spenda tutti gli importi autorizzati. Pertanto, un budget tende a far credere ai manager di avere diritto a un certo importo di finanziamento ogni anno, indipendentemente dalla loro effettiva necessità di fondi.
Considera solo i risultati finanziari . La natura del budget è numerica, quindi tende a focalizzare l'attenzione del management sugli aspetti quantitativi di un'azienda; questo di solito significa concentrarsi sull'intento di migliorare o mantenere la redditività. In realtà, i clienti non si preoccupano dei profitti di un'azienda: acquisteranno dall'azienda solo fintanto che ricevono un buon servizio e prodotti ben costruiti a un prezzo equo. Sfortunatamente, è abbastanza difficile inserire questi concetti in un budget, poiché sono di natura qualitativa. Pertanto, il concetto di budgeting non supporta necessariamente le esigenze dei clienti.
I problemi qui evidenziati sono ampiamente diffusi e difficili da superare.
