Budget flessibile

Panoramica del budget flessibile

Un budget flessibile si adatta alle variazioni dei livelli di entrate effettive. I ricavi effettivi o altre misure di attività vengono inseriti nel budget flessibile una volta completato un periodo contabile e genera un budget specifico per gli input. Il budget viene quindi confrontato con le spese effettive a fini di controllo. I passaggi necessari per costruire un budget flessibile sono:

  1. Identifica tutti i costi fissi e separali nel modello di budget.

  2. Determinare la misura in cui cambiano tutti i costi variabili al variare delle misure di attività.

  3. Creare il modello di budget, in cui i costi fissi sono "codificati" nel modello ei costi variabili sono indicati come percentuale delle misure di attività pertinenti o come costo per unità di misura dell'attività.

  4. Immettere le misure dell'attività effettiva nel modello dopo che un periodo contabile è stato completato. Questo aggiorna i costi variabili nel budget flessibile.

  5. Immettere il budget flessibile risultante per il periodo completato nel sistema contabile per il confronto con le spese effettive.

Questo approccio varia dal budget statico più comune, che non contiene altro che importi fissi che non variano con i livelli di entrate effettivi. I report budget rispetto a quelli effettivi con un budget flessibile tendono a produrre scostamenti molto più rilevanti di quelli generati con un budget statico, poiché sia ​​le spese a budget che quelle effettive si basano sulla stessa misura dell'attività. Ciò significa che le varianze saranno probabilmente inferiori rispetto a un budget statico e saranno anche altamente utilizzabili.

È possibile creare un budget flessibile con livelli di sofisticazione. Qui ci sono diverse variazioni sul concetto:

  • Budget flessibile di base . Nella sua forma più semplice, il budget flessibile altera quelle spese che variano direttamente con i ricavi. Di solito nel modello è incorporata una percentuale che viene moltiplicata per i ricavi effettivi per arrivare a quali spese dovrebbero essere a un livello di entrate dichiarato. Nel caso del costo delle merci vendute, può essere utilizzato un costo unitario, piuttosto che una percentuale delle vendite.

  • Budget flessibile intermedio . Alcune spese variano con misure di attività diverse dalle entrate. Ad esempio, le spese telefoniche possono variare al variare del personale. In tal caso, è possibile integrare queste altre misure di attività nel modello di budget flessibile.

  • Budget flessibile avanzato . Le spese possono variare solo entro determinati intervalli di entrate o altre attività; al di fuori di tali intervalli, potrebbe essere applicata una percentuale diversa di spese. Un budget flessibile sofisticato cambierà le proporzioni di queste spese se le misurazioni su cui si basano superano i loro intervalli target.

In breve, un budget flessibile fornisce a un'azienda uno strumento per confrontare le prestazioni effettive con quelle previste a budget a molti livelli di attività.

Vantaggi del budget flessibile

Il budget flessibile è un concetto allettante. Ecco diversi vantaggi:

  • Utilizzo in ambienti a costi variabili . Il budget flessibile è particolarmente utile nelle aziende in cui i costi sono strettamente allineati al livello di attività aziendale, come un ambiente di vendita al dettaglio in cui le spese generali possono essere separate e trattate come un costo fisso, mentre il costo della merce è direttamente collegato ai ricavi.

  • Misurazione delle prestazioni . Poiché il budget flessibile si ristruttura in base ai livelli di attività, è un buon strumento per valutare le prestazioni dei manager: il budget dovrebbe essere strettamente allineato alle aspettative a qualsiasi numero di livelli di attività.

  • Efficienza nel budget . Il budget flessibile può essere utilizzato per aggiornare più facilmente un budget per il quale non sono stati ancora finalizzati i dati sulle entrate o su altre attività. In base a questo approccio, i manager danno la loro approvazione per tutte le spese fisse, nonché le spese variabili in proporzione ai ricavi o ad altre misure di attività. Quindi lo staff di budget completa il resto del budget, che scorre attraverso le formule nel budget flessibile e altera automaticamente i livelli di spesa.

Questi punti rendono il budget flessibile un modello attraente per l'utente con budget avanzato. Tuttavia, prima di decidere di passare al budget flessibile, considerare le seguenti questioni compensative.

Svantaggi del budget flessibile

Il budget flessibile all'inizio sembra essere un ottimo modo per risolvere molte delle difficoltà inerenti a un budget statico. Tuttavia, ci sono anche una serie di problemi seri con esso, che affrontiamo nei seguenti punti:

  • Formulazione . Sebbene il budget flessibile sia un buon strumento, può essere difficile da formulare e amministrare. Un problema con la sua formulazione è che molti costi non sono completamente variabili, ma hanno invece una componente di costo fissa che deve essere calcolata e inclusa nella formula del budget. Inoltre, è possibile dedicare molto tempo allo sviluppo di formule di costo, che è più tempo di quello che il personale tipico di budget ha a disposizione nel mezzo del processo di budget.

  • Ritardo di chiusura . Non è possibile precaricare un budget flessibile nel software di contabilità per il confronto con il bilancio. Invece, il contabile deve attendere il completamento di un periodo di rendicontazione finanziario, quindi inserire le entrate e altre misure di attività nel modello di budget, estrarre i risultati dal modello e caricarli nel software di contabilità. Solo allora è possibile emettere rendiconti finanziari che contengono informazioni di bilancio rispetto a informazioni effettive, il che ritarda l'emissione del bilancio.

  • Confronto dei ricavi . In un budget flessibile, non è possibile confrontare le entrate preventivate con quelle effettive, poiché i due numeri sono gli stessi. Il modello è progettato per abbinare le spese effettive alle spese previste, non per confrontare i livelli di entrate. Non è possibile evidenziare se i ricavi effettivi sono superiori o inferiori alle aspettative.

  • Applicabilità . Alcune aziende hanno così pochi costi variabili di qualsiasi tipo che non ha molto senso costruire un budget flessibile. Invece, hanno una quantità enorme di overhead fisso che non varia in risposta a nessun tipo di attività. Si consideri ad esempio un negozio web che scarica software per i propri clienti; un certo importo di spesa è richiesto per mantenere il negozio, e non vi è essenzialmente alcun costo della merce venduta, oltre alle commissioni sulle carte di credito. In questa situazione, non ha senso costruire un budget flessibile, poiché non varierà da un budget statico.

In breve, un budget flessibile richiede tempo aggiuntivo per la costruzione, ritarda l'emissione dei rendiconti finanziari, non misura gli scostamenti dei ricavi e potrebbe non essere applicabile in alcuni modelli di budget. Questi sono problemi seri che tendono a limitarne l'utilizzo.

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