Procedura di conteggio dell'inventario
In un'azienda che non dispone di registrazioni di inventario accurate, è necessario condurre periodicamente un conteggio completo dell'inventario (noto come conteggio fisico). Questo di solito viene fatto alla fine di un mese, trimestre o anno, in coincidenza con la fine di un periodo di riferimento. Come mostrerà la procedura seguente, è necessario un grande sforzo per completare un conteggio accurato dell'inventario fisico, quindi le aziende tendono a limitare il numero di conteggi completati all'anno. I passaggi del processo sono i seguenti:
Tag conteggio ordini . Ordina un numero sufficiente di tag di conteggio in due parti per la quantità di inventario che dovrebbe essere conteggiata. Questi tag devono essere numerati in sequenza, in modo che possano essere monitorati individualmente come parte del processo di conteggio.
Anteprima dell'inventario . Rivedi l'inventario con diversi giorni di anticipo rispetto al conteggio dell'inventario pianificato. Se mancano i numeri di parte o se gli articoli sembrano essere in una condizione difficile da contare (come non essere insaccati o inscatolati), avvisare il personale del magazzino per apportare le correzioni necessarie.
Pre-count inventario . Esamina l'inventario con diversi giorni di anticipo e conta tutti gli oggetti che possono essere collocati in contenitori sigillati. Sigillateli nei contenitori e segnate la quantità sul nastro sigillante. Ciò semplifica notevolmente l'attività di conteggio durante il conteggio effettivo. Se un sigillo è rotto, una squadra di conteggio saprà che ha bisogno di riconteggiare il contenuto di un contenitore.
Completare l'inserimento dei dati . Se sono presenti transazioni di immissione dati rimanenti da completare, farlo prima che inizi il conteggio dell'inventario fisico. Ciò include le transazioni per le emissioni dal magazzino, i resi al magazzino e i trasferimenti tra ubicazioni all'interno del magazzino.
Avvisare le posizioni di archiviazione esterne . Se la società ha strutture di stoccaggio esterne o sedi di terze parti che detengono l'inventario dell'azienda in conto deposito, informale che devono contare il loro inventario a disposizione alla data di conteggio ufficiale e inoltrare queste informazioni al responsabile del magazzino.
Blocca le attività di magazzino . Interrompi tutte le consegne dal magazzino e separa anche tutte le merci appena ricevute dove non verranno conteggiate. In caso contrario, le registrazioni dell'inventario saranno in uno stato di flusso durante il conteggio dell'inventario e quindi non saranno del tutto affidabili.
Istruire le squadre di conteggio . Raduna squadre di due persone per contare l'inventario e istruiscili nei loro compiti di conteggio. Questi compiti implicano che una persona conti l'inventario mentre l'altra persona segna le informazioni su un tag di conteggio. Una copia del tag viene applicata all'inventario, mentre il team conserva l'altra copia.
Tag di problema . Un addetto all'inventario emette blocchi di tag di conteggio ai team di conteggio. Ogni squadra è responsabile della restituzione di un intervallo numerico specifico di tag di conteggio, indipendentemente dal fatto che i tag vengano utilizzati o meno. Mantenere il controllo su tutti i tag di conteggio garantisce che i tag persi vengano esaminati tempestivamente.
Assegna aree di conteggio . Assegna un intervallo specifico di contenitori a ciascuna squadra di conteggio. Nota queste posizioni con un evidenziatore su una mappa del magazzino. L'addetto all'inventario deve mantenere un elenco principale di quali aree del magazzino sono state conteggiate e quali squadre sono state assegnate a ciascuna area.
Conta l'inventario . Una persona di ogni team conta un articolo specifico all'interno di un'ubicazione, quindi l'altra persona contrassegna l'ubicazione, la descrizione dell'articolo, il numero di parte, la quantità e l'unità di misura su un'etichetta di conteggio. Il team appone la copia originale del tag all'elemento dell'inventario e conserva la copia.
Verifica i tag . Al completamento di un'area di conteggio, ogni team di conteggio torna dall'addetto all'inventario, che verifica che tutti i tag siano stati restituiti. Se sono presenti più aree di magazzino da contare, assegnare una nuova area ai team di conteggio e assegnare loro nuovi blocchi di tag di conteggio secondo necessità.
Immettere le informazioni sui tag . Immettere le informazioni sui tag di conteggio in un modulo di immissione dati online. Una volta completata l'immissione dei dati, stampare un report che mostra tutti i numeri di tag inseriti, ordinati per numero di tag e cercare eventuali spazi vuoti nei numeri. Esamina eventuali lacune di numerazione rilevate. Ciò garantirà che tutti i tag di conteggio emessi siano stati inclusi nel file.
Indaga sui risultati insoliti . Riordina il rapporto sull'inventario in diversi modi per cercare informazioni insolite ed esaminare la voce di tag associata a ciascuno di essi.
Può essere utile valutare questa procedura dopo ogni conteggio, per vedere se la procedura deve essere modificata per compensare eventuali problemi di conteggio riscontrati.
