Contabilità per debiti

La contabilizzazione dei debiti comporta la registrazione e il pagamento delle passività. Questa è l'area funzionale primaria attraverso la quale un'azienda registra le spese e paga le altre parti. Le attività di contabilità fornitori dei conti chiave sono le seguenti:

1. Verifica fattura . Il primo passaggio nella contabilità dei conti fornitori è garantire che tutte le fatture in entrata dai fornitori siano valide. Ci sono due modi per farlo. Un'opzione è che un dipendente autorizzato approvi ogni fattura. L'altra opzione è confrontare le informazioni su ciascuna fattura con l'ordine di acquisto che autorizza e la documentazione di ricezione, denominata abbinamento a tre vie. Poiché entrambe le opzioni richiedono molta manodopera, è consuetudine non verificare le fatture con importi in dollari ridotti.
2. Registrazione fattura . Dopo che una fattura è stata verificata, il contabile inserisce l'importo dovuto nel software di contabilità fornitori. Le informazioni inserite includono il nome del fornitore, la data della fattura e l'importo della fattura. La relativa registrazione contabile generata dal software di contabilità è sempre un accredito sul conto fornitori. L'addebito di compensazione può essere effettuato su un conto di spesa o di attività.
3. Pagamento della fattura . Quando una fattura deve essere pagata, il contabile la imposta per il pagamento tramite il software di contabilità. Ciò significa in genere che un registro di controllo preliminare viene eseguito e rivisto per garantire che tutti gli elementi pianificati per il pagamento debbano essere effettivamente pagati. In tal caso, verificare che lo stock sia caricato in una stampante e gli assegni vengano stampati. Le informazioni di supporto vengono allegate a ciascun assegno e quindi inoltrate a un firmatario dell'assegno, che esamina ogni pacchetto di informazioni per rilevare eventuali errori e quindi firma gli assegni. Un'alternativa è inviare pagamenti elettronici direttamente sui conti bancari dei fornitori. Dopo il pagamento, tutte le informazioni di pagamento vengono pinzate insieme e archiviate in base al nome del fornitore.

Ci sono una serie di attività aggiuntive coinvolte nella contabilità dei conti fornitori, incluse le seguenti:

• Riconciliare periodicamente la contabilità fornitori, per garantire che il saldo del conto corrisponda agli importi effettivi dovuti ai fornitori.
• Invia 1099 moduli ai fornitori dopo la fine dell'anno solare, se i pagamenti aggregati a loro superano un importo soglia.
• Contattare i fornitori per assicurarsi che abbiano incassato tutti gli assegni loro inviati; in caso contrario, gli importi degli assegni non incassati potrebbero dover essere inoltrati a un governo statale come proprietà non reclamata.