Contabilità salariale | Voci di giornale di registrazione degli stipendi
La contabilizzazione del libro paga riguarda tutti gli aspetti del calcolo e del pagamento dei compensi ai dipendenti, compreso il pagamento delle ritenute a terzi. Il risultato di questo processo è la documentazione delle spese associate a tutti i tipi di compensazione, nonché i pagamenti tempestivi ai dipendenti. Sebbene alcuni sistemi che incorporano più o meno automazione potrebbero non includere tutti questi passaggi, il seguente flusso di processo si applicherà alla maggior parte dei sistemi di gestione stipendi:
Crea nuovi dipendenti . Chiedi ai nuovi dipendenti di compilare le informazioni specifiche del libro paga come parte del processo di assunzione, come il modulo W-4 e i moduli di assicurazione medica che potrebbero richiedere detrazioni dal libro paga. Metti da parte copie di queste informazioni per includerle nel prossimo libro paga.
Raccogli informazioni sul cartellino . I dipendenti stipendiati non richiedono alcuna modifica della retribuzione pagata per ogni libro paga, ma è necessario raccogliere e riepilogare le informazioni sulle ore lavorate dai dipendenti non esenti. Ciò può comportare la scansione di un badge da parte dei dipendenti tramite un orologio computerizzato.
Verifica le informazioni sul cartellino . Riassumi le informazioni sui salari appena raccolte e chiedi ai supervisori di verificare che i dipendenti abbiano registrato correttamente il loro tempo.
Riassumi i salari dovuti . Moltiplicare il numero di ore lavorate per la retribuzione di ciascun dipendente, tenendo conto anche di eventuali straordinari o differenziali di turno.
Immettere le modifiche ai dipendenti . I dipendenti possono chiedere che vengano trattenute modifiche alla loro busta paga, di solito alle tasse o agli importi della pensione. Potrebbe essere necessario registrare gran parte di questo prima di calcolare le tasse, poiché influisce sull'ammontare dei salari a cui vengono applicate le tasse.
Calcola le tasse . Utilizzare le tabelle delle imposte IRS per determinare l'importo delle tasse da trattenere dalla retribuzione lorda dei dipendenti.
Calcola le detrazioni salariali . Potrebbe esserci una serie di detrazioni aggiuntive da sottrarre dal reddito netto dei dipendenti, comprese le detrazioni per l'assicurazione medica, l'assicurazione sulla vita, i pignoramenti e le quote sindacali. È inoltre necessario tenere traccia degli importi obiettivo per queste detrazioni, in modo da interrompere la detrazione una volta raggiunti i totali obiettivo.
Detrazione dei pagamenti manuali . Se i pagamenti manuali sono già stati effettuati ai dipendenti, come gli anticipi, detrarre questi importi dalla retribuzione netta rimanente.
Crea un registro delle buste paga . Riepiloga le informazioni sulla retribuzione e sulla detrazione per ciascun dipendente in un registro delle buste paga, che puoi quindi riepilogare per creare anche una registrazione a giornale per registrare la busta paga. Questo documento viene creato automaticamente da tutti i pacchetti software per le buste paga.
Stampa stipendi . Stampa gli stipendi dei dipendenti utilizzando le informazioni nel registro delle buste paga. Normalmente si dettaglia la retribuzione lorda, le detrazioni e la retribuzione netta in un avviso di rimessa che accompagna la busta paga.
Paga con deposito diretto . Informa il tuo elaboratore di deposito diretto dell'importo di eventuali pagamenti di deposito diretto e invia avvisi di rimessa ai dipendenti per questi pagamenti.
Emissione di stipendi . Chiedi a un amministratore pagatore di emettere stipendi ai dipendenti, richiedendo l'identificazione dei dipendenti se il numero di dipendenti è elevato.
Deposito trattenuto tasse . Depositare tutte le imposte sui salari trattenute e le tasse corrispondenti al datore di lavoro presso una banca autorizzata a gestire queste transazioni.
Registrazioni libro paga
La registrazione a giornale principale per la gestione stipendi è la voce a livello di riepilogo compilata dal registro delle retribuzioni e registrata nel giornale di registrazione delle retribuzioni o nella contabilità generale. Questa voce di solito include gli addebiti per la spesa diretta del lavoro, gli stipendi e la quota aziendale delle imposte sui salari. Ci saranno anche crediti su una serie di conti, ciascuno dei quali dettaglia la responsabilità per le imposte sui salari non pagate, nonché per l'importo in contanti già pagato ai dipendenti per la loro retribuzione netta. La voce di base (supponendo che non vi siano ulteriori ripartizioni degli addebiti per singolo dipartimento) è:
