Controlla i pagamenti via fax

Può essere estremamente difficile estrarre un pagamento tramite assegno da un cliente, soprattutto se il venditore desidera una consegna immediata che costerà al cliente un addebito per la consegna durante la notte. Un'alternativa è fare in modo che il cliente invii tramite fax o e-mail un'immagine scansionata di un assegno completato e firmato al venditore, quindi segui questi passaggi:

• Procurarsi il software per la stampa di assegni, disponibile presso molte aziende (cercare "software di verifica tramite fax" su un motore di ricerca su Internet).
• Immettere le informazioni dal controllo nel software.
• Stampare l'assegno utilizzando carta di sicurezza per assegni, che può essere ottenuta da un negozio di forniture per ufficio locale. Utilizzare l'inchiostro della stampante standard, non lo speciale inchiostro MICR (Magnetic Ink Character Recognition) utilizzato dalle banche. Il software per la stampa di assegni includerà il seguente testo al posto della riga della firma:

FIRMA NON RICHIESTA

Beneficiario per tenerti indenne per il pagamento di questo documento

L'assenza di girata è garantita dalla banca del beneficiario.

• Deposita l'assegno presso la banca dell'azienda. Ciò potrebbe richiedere l'elaborazione manuale da parte di un cassiere di banca, poiché gli scanner di assegni della banca non rileveranno alcuna codifica MICR sull'assegno.
• Conservare una copia dell'assegno inviato via fax o e-mail, come prova che il cliente ha autorizzato il pagamento.

Un'alternativa è ottenere le informazioni richieste per un pagamento tramite assegno per telefono, ma così facendo non si fornisce alcuna prova che il cliente abbia accettato di effettuare il pagamento. Inoltre, è più facile commettere un errore quando si annotano le informazioni ottenute per telefono. Di conseguenza, questo approccio non è consigliato.

Un'altra opzione è inviare al cliente un modulo da compilare che includa tutte le informazioni normalmente presenti su un assegno, nonché una riga di firma di autorizzazione. Questo dovrebbe essere accompagnato da un assegno annullato, in modo che il venditore possa fare riferimento a un numero di assegno.

Il risultato finale di questo processo è la completa eliminazione del flusso di posta dal processo di raccolta. Questo approccio richiede tempo, ma non comporta alcun costo per il cliente, che potrebbe trovarlo un'alternativa interessante rispetto al pagamento di una consegna notturna.

Se scegli di utilizzare questo approccio per raccogliere fondi, assicurati di documentare completamente i passaggi effettuati, nonché l'autorizzazione data dal cliente, in modo da avere la prova disponibile se il cliente contesta il pagamento.