Procedure relative alle immobilizzazioni

La procedura di riconoscimento dei beni

Una delle aree in cui una procedura può essere abbastanza utile è per la rilevazione iniziale di un cespite nel sistema contabile, poiché si tratta di una transazione relativamente complicata. Di seguito viene illustrata la procedura per il completamento del processo di riconoscimento delle attività:

1. Determina l'unità di base . Determina l'unità di base dell'asset. Questa determinazione si basa su una serie di fattori, ad esempio se le vite utili dei vari componenti del bene sono significativamente differenti, a quale livello si preferisce tracciare fisicamente il bene e il rapporto costo-efficacia del tracciamento dei beni a vari livelli di dettaglio .
2. Compile cost . Compilare il costo totale dell'unità base. Si tratta di qualsiasi costo sostenuto per acquisire l'unità base e portarla nelle condizioni e nel luogo previsto per il suo utilizzo. Queste attività possono includere la costruzione dell'unità base, i costi di acquisto e le relative attività amministrative e tecniche.
3. Abbina al limite di maiuscole . Determina se il costo totale dell'unità di base supera il limite di capitalizzazione aziendale. In caso contrario, addebitare le spese come sostenute. Altrimenti, vai al passaggio successivo.
4. Assegna alla classe di attività . Assegnare l'unità di base alla classe di attività più appropriata per la quale esiste una categoria di contabilità generale (come mobili e arredi, attrezzature per ufficio o veicoli).
5. Crea registrazione a giornale . Creare una registrazione prima nota che addebiti il ​​conto cespiti per la classe cespiti appropriata e accredita il conto spese in cui era stato originariamente memorizzato il costo dell'unità di base.

La procedura di creazione del record di cespiti

I tipi esatti di informazioni registrate per un cespite variano a seconda dell'attività, il che significa che potrebbe essere necessario modificare la procedura seguente. La seguente procedura di esempio è destinata alla registrazione di un asset di produzione.

1. Crea record . Crea un nuovo record per la risorsa e assegnagli il numero di record sequenziale successivo. Se viene registrato in un sistema informatico, il software assegnerà il numero di registrazione. In caso contrario, lo farà il contabile delle immobilizzazioni.
2. Scrivi una descrizione . Descrivi la risorsa in una frase. Se questo bene è simile ad altri beni dell'azienda, usa lo stesso formato di descrizione. Altrimenti, considera l'utilizzo di una descrizione fornita dal produttore.
3. Immettere il numero di tag . Elenca il numero sull'etichetta fornita dall'azienda (se presente) apposta sull'attrezzatura. Se non è stato utilizzato alcun tag, inserisci "Nessun tag".
4. Immettere il numero di serie . Immettere il numero di serie fornito dal produttore sull'attrezzatura. Se non riesci a trovare il numero di serie, contatta il produttore per sapere dove si trova. Se non è presente un numero di serie, immettere "Nessun numero di serie".
5. Annotare la posizione delle risorse . Prendi nota della posizione della risorsa. Ove possibile, specificare l'ubicazione almeno per edificio e preferibilmente per stanza. Se si trova nell'area di produzione, specificare il centro di lavoro in cui si trova.
6. Assegna responsabilità . Indicare il nome o almeno il titolo della posizione della persona responsabile del bene.
7. Registra la data di acquisizione . Indicare il mese e l'anno in cui il bene era pronto per l'uso previsto e se è stato effettivamente utilizzato a partire da tale data.
8. Immettere il costo . Immettere il costo totale iniziale capitalizzato del bene. Deve corrispondere all'importo registrato nella contabilità generale o nel giornale di registrazione cespiti per il cespite. Non utilizzare l'importo indicato nella fattura del fornitore, poiché potrebbero essere stati aggiunti altri costi. Questo passaggio presuppone che il software del cespite non disponga di informazioni interfacciate direttamente ad esso dalla contabilità generale o dal giornale di registrazione cespite.
9. Assegna alla classe di attività . Assegnare l'attività a una classe di attività confrontando le sue caratteristiche con le classi di attività standard utilizzate dalla società. In caso di dubbio, rivedere le risorse correlate per determinare le classi a cui sono state assegnate. Questo è un passaggio importante, poiché le vite utili ei metodi di ammortamento vengono spesso assegnati automaticamente, in base alla classe di asset.
10. Entra nella vita utile . Se il sistema non assegna automaticamente una vita utile in base alla classe di asset, indicare la vita utile.
11. Approva record . Chiedi al controller di esaminare e approvare il file. Correggi eventuali problemi rilevati dal revisore.
12. Memorizza il record . Se le informazioni vengono registrate in un sistema interamente manuale, memorizzarle per classe di asset e quindi per numero di registrazione nei file di record di cespiti.

La procedura di ammortamento

Dovrebbe essere disponibile una procedura di ammortamento dettagliata che specifichi esattamente come classificare ogni cespite e come ammortizzarlo in base alla classe di cespiti a cui è assegnato. La procedura di base è:

1. Assegna una classe di attività . Abbina il cespite alle descrizioni delle classi di cespite standard dell'azienda. In caso di dubbi sulla classe corretta da utilizzare, esaminare le risorse già assegnate alle varie classi o consultare il controller.
2. Assegna fattori di ammortamento . Assegnare al cespite la vita utile e il metodo di ammortamento standardizzati per la classe di cespite di cui fa parte. Questo viene assegnato automaticamente in alcuni sistemi computerizzati, dove l'assegnazione di una classe di asset assegna automaticamente una vita utile e un metodo di ammortamento a un bene.
3. Determina il valore di recupero . Consultare il personale addetto all'acquisto o all'ingegneria industriale per determinare se si prevede che l'attività avrà un valore di recupero alla fine della sua vita utile. Se questo valore di recupero supera la politica della società per i valori minimi di recupero, prenderne nota nel calcolo dell'ammortamento.
4. Crea il calcolo dell'ammortamento . Creare il calcolo dell'ammortamento in base alla vita utile e all'ammortamento obbligatori per la classe di asset utilizzando il costo dell'asset meno il valore di realizzo. Questa operazione viene eseguita automaticamente per gli asset immessi in un pacchetto software di cespiti, ma in caso contrario deve essere generata manualmente.
5. Stampa rapporto di ammortamento . Stampa il report di ammortamento, ordinato per classe di asset.
6. Crea registrazione a giornale . Creare la registrazione prima nota di ammortamento mensile, utilizzando il modello di ammortamento standard. La voce standard consiste nel registrare un addebito per la spesa di ammortamento (in totale o per reparto) e registrare un credito nel conto di ammortamento accumulato per ciascuna classe di cespiti. Queste informazioni provengono dai totali nel report di ammortamento.
7. Immettere la transazione . Registrare la registrazione a giornale nel software di contabilità.
8. Materiali per il backup di file . Allegare il report di ammortamento al modulo della registrazione a giornale e archiviarlo nel raccoglitore delle registrazioni a giornale.

La procedura di trasferimento interdipartimentale

Se i cespiti vengono regolarmente spostati tra i reparti, dovrebbe esserci una procedura che garantisca l'aggiornamento dei record correlati. I passaggi della procedura sono:

1. Completa un modulo che identifichi quale risorsa viene trasferita da un reparto. Ciò dovrebbe includere il numero di tag della risorsa univoco e una descrizione generale della risorsa. Il responsabile di questo dipartimento firma il modulo per riconoscere che l'asset deve essere spostato altrove.
2. Il responsabile del dipartimento che riceve il bene firma anche il modulo, per accusare ricevuta.
3. Inoltrare il modulo al contabile del cespite, che accede al record del cespite nel sistema contabile e assegna il cespite al reparto ricevente. Il contabile sposta anche la relativa quota di ammortamento al reparto ricevente.
4. Inviare copie del modulo a entrambi i responsabili di reparto, per i loro record.