Documenti di origine
I documenti di origine sono la base fisica su cui vengono registrate le transazioni commerciali. I documenti di origine vengono generalmente conservati per essere utilizzati come prove quando i revisori riesaminano successivamente il bilancio di una società e devono verificare che le transazioni siano effettivamente avvenute. Di solito contengono le seguenti informazioni:
Una descrizione di una transazione commerciale
La data della transazione
Una specifica quantità di denaro
Una firma autorizzante
Molti documenti di origine sono inoltre timbrati per indicare un'approvazione, o su cui annotare la data corrente oi conti da utilizzare per registrare la transazione sottostante.
Un documento di origine non deve essere necessariamente un documento cartaceo. Può anche essere elettronico, come una registrazione elettronica delle ore lavorate da un dipendente, inserite nel sistema di cronometraggio di un'azienda tramite uno smartphone.
Esempi di documenti di origine e le relative transazioni commerciali che compaiono nei registri finanziari sono:
Estratto conto bancario . Questo contiene una serie di aggiustamenti al saldo contabile della liquidità disponibile di una società a cui la società dovrebbe fare riferimento per allineare i propri registri con quelli della banca.
Nastro per registratore di cassa . Questo può essere utilizzato come prova delle vendite in contanti, che supporta la registrazione di una transazione di vendita.
Ricevuta della carta di credito . Questo può essere utilizzato come prova per un esborso di fondi da piccoli contanti.
Immagini di controllo Lockbox . Queste immagini supportano la registrazione degli incassi dei clienti.
Distinta di imballaggio . Descrive gli articoli spediti a un cliente e supporta quindi la registrazione di una transazione di vendita.
Ordine di vendita . Questo documento, se abbinato a una polizza di carico e / o una bolla di accompagnamento, può essere utilizzato per fatturare un cliente, che a sua volta genera una transazione di vendita.
Fattura fornitore . Si tratta di un documento di origine che supporta l'emissione di contanti, assegni o pagamenti elettronici a un fornitore. Una fattura fornitore supporta anche la registrazione di una spesa, di un articolo di magazzino o di un cespite.
Carta del tempo . Ciò supporta l'emissione di uno stipendio o di un pagamento elettronico a un dipendente. Se le ore dei dipendenti vengono fatturate ai clienti, supporta anche la creazione di fatture dei clienti.
Ad esempio, un'azienda opera nel settore della consulenza. accumula le informazioni sulle ore lavorate dalle schede attività dei dipendenti, che vengono quindi incluse nelle fatture dei clienti che a loro volta determinano la creazione di una transazione di vendita e contabilità clienti. Pertanto, in questa situazione, la scheda attività è il documento di origine per una transazione di vendita.
Esistono numerosi controlli possibili che possono essere utilizzati per ridurre il rischio che i documenti di origine non siano registrati correttamente in un sistema contabile. Uno dei controlli più comuni consiste nel pre-numerare i documenti, in modo che i documenti mancanti siano più facili da rintracciare. Un altro controllo consiste nel riconciliare i saldi dei conti con i documenti di origine giustificativi per vedere se alcuni documenti non sono stati registrati o se alcune transazioni registrate nei conti non sembrano avere documenti di origine giustificativi.
Vari regolamenti impongono la conservazione di alcuni documenti di origine per un certo numero di anni. Può anche essere prudente conservare questi documenti indipendentemente dalle normative, se non altro per fornire prove in caso di azione legale o per fornire un migliore servizio clienti. Per questi motivi, un'azienda dovrebbe adottare una politica di distruzione dei documenti che controlli rigorosamente la distruzione o altra forma di eliminazione dei documenti di origine fino a quando non è trascorso un certo numero di anni.
