Sistema di lockbox

Un lockbox è un indirizzo postale gestito da una banca a cui un'azienda indirizza i propri clienti a inviare i propri pagamenti. La banca apre la posta in arrivo, deposita tutti i fondi ricevuti sul conto bancario della società e scansiona i pagamenti e tutte le informazioni sulle rimesse. Le immagini scansionate vengono pubblicate su un sito Web protetto, dove il personale contabile dell'azienda può accedere alle immagini per applicare i pagamenti ai crediti in sospeso.

Un sistema di cassette di sicurezza è una disposizione di più cassette di sicurezza posizionate strategicamente vicino a gruppi geografici di clienti aziendali, in modo da ridurre al minimo il tempo di posta aggregato dai clienti alle cassette di sicurezza. Un sistema di lockbox è incoraggiato dalle banche, che guadagnano una tariffa mensile fissa per ogni lockbox, oltre a una commissione di servizio per ogni pagamento elaborato. Ad esempio, un'azienda di Boston può scegliere di avere cassette di sicurezza a Chicago, Los Angeles, Houston e Miami, al fine di ridurre il flusso di posta per i pagamenti effettuati da clienti situati vicino a queste città.

Le banche forniscono un servizio di revisione periodica per abbinare gli indirizzi da cui i clienti stanno emettendo i loro pagamenti alle posizioni dell'armadietto, per vedere se la configurazione dell'archivio è ottimizzata. In caso contrario, le cassette di sicurezza vengono spostate in posizioni più incentrate sul cliente e ai clienti viene notificato di modificare i loro indirizzi di rimessa nelle nuove posizioni. Non è consigliabile spostare continuamente le posizioni delle cassette di sicurezza, poiché infastidisce i dipendenti della contabilità fornitori dei clienti, che devono continuare ad aggiornare gli indirizzi di pagamento nei loro sistemi informatici.

Un sistema di lockbox è un modo eccellente per ridurre il flusso di posta per un'azienda più grande che ha una base di clienti nazionale o internazionale. Raramente è necessario per un'azienda più piccola con una base di clienti locale utilizzare più di una singola cassetta di sicurezza presso una banca locale, poiché qualsiasi riduzione del flusso di posta è più che compensata dalle relative commissioni bancarie.

Man mano che il metodo di pagamento si allontana gradualmente dagli assegni a favore dei pagamenti elettronici, è probabile che diminuisca la necessità di sistemi di cassette di sicurezza.