Abbinamento a tre vie
L'abbinamento a tre vie è una tecnica di verifica dei pagamenti per garantire la validità di una fattura fornitore. Quando il reparto debiti riceve una fattura da un fornitore, corrisponde alle seguenti informazioni:
Le informazioni sulla fattura del fornitore a una copia del relativo ordine di acquisto che gli è stato inoltrato dal reparto acquisti. L'ordine di acquisto indica la quantità e il prezzo a cui la società accetta di acquistare i beni o servizi indicati sulla fattura del fornitore.
La fattura del fornitore per la ricezione della documentazione inoltrata al reparto contabilità dal reparto ricevente, per garantire che le merci siano state ricevute, che siano nella quantità corretta e che siano in buone condizioni.
Pertanto, il concetto di "corrispondenza a tre" si riferisce all'abbinamento di tre documenti - la fattura, l'ordine di acquisto e il rapporto di ricezione - per garantire che venga effettuato un pagamento. La procedura viene utilizzata per garantire che solo gli acquisti autorizzati vengano rimborsati, prevenendo così perdite dovute a frodi e disattenzione.
Se questa corrispondenza a tre vie rivela che la fattura del fornitore è in buono stato, il personale della contabilità fornitori elabora la fattura per il pagamento. In caso contrario, il personale contatta il fornitore in merito a eventuali problemi riscontrati, che potrebbero comportare l'emissione di una fattura rivista o forse una nota di credito da parte del fornitore.
Il concetto di partita a tre vie ha dei problemi. È molto laborioso e può essere difficile accumulare le informazioni richieste, il che può comportare ritardi nei pagamenti mentre il personale addetto alla contabilità fornitori cerca le informazioni mancanti. I ritardi possono infastidire i fornitori e anche impedire a un'azienda di accettare sconti per pagamenti anticipati. Puoi rendere la corrispondenza a tre vie più efficiente:
Escluse fatture in dollari e ricorrenti dal requisito di abbinamento.
Consentire al personale della contabilità fornitori di approvare le fatture se i prezzi e le unità elencati nella fattura fornitore rientrano in una piccola percentuale degli importi designati nell'ordine di acquisto.
Sono disponibili anche soluzioni automatizzate di corrispondenza a tre vie che richiedono l'uso di sistemi di pianificazione delle risorse aziendali completamente integrati, ma anche queste soluzioni eliminano alcune transazioni per le quali la soluzione automatizzata non riesce, richiedendo un'analisi manuale delle discrepanze. Questi sistemi automatizzati sono così costosi da non essere una soluzione praticabile per le piccole imprese.
