Errori del bilancio di verifica
Il bilancio di verifica è un riepilogo a livello di elenco del totale in debito o in accredito in ciascun conto. Normalmente utilizzi il bilancio di verifica iniziale o non regolato per due motivi:
Per garantire che il totale di tutti i debiti sia uguale al totale di tutti i crediti, assicurando così che tutte le transazioni sottostanti siano in equilibrio.
Da utilizzare come punto di partenza per la rettifica delle voci che porteranno le informazioni nel bilancio di verifica in conformità con un quadro contabile, come i Principi contabili generalmente accettati o gli International Financial Reporting Standard.
Questo bilancio di verifica non corretto può contenere una serie di errori, solo alcuni dei quali sono facili da individuare nel formato del rapporto di bilancio di verifica. Ecco gli errori più comuni, con suggerimenti su come trovarli:
Entrate fatte due volte . Se una registrazione viene effettuata due volte, il bilancio di verifica sarà ancora in pareggio, quindi non è un buon documento per trovarlo. Invece, per una transazione in corso, potrebbe essere necessario attendere che il problema si risolva da solo. Ad esempio, una fattura duplicata a un cliente verrà rifiutata dal cliente, mentre una fattura duplicata di un fornitore verrà (si spera) individuata durante il processo di approvazione della fattura.
Voci non fatte affatto . Impossibile trovare sulla bilancia di prova, poiché non c'è (!). La soluzione migliore è mantenere una lista di controllo delle voci standard e verificare che siano state tutte inserite.
Voci all'account sbagliato . Ciò può essere evidente con una rapida occhiata al bilancio di verifica, poiché un account che in precedenza non aveva alcun saldo ora ne ha uno. In caso contrario, la migliore forma di correzione è preventiva: utilizzare modelli di registrazione a giornale standard per tutte le registrazioni ricorrenti.
Entrate invertite . La registrazione di un addebito potrebbe essere erroneamente registrata come credito e viceversa. Questo problema può essere visibile nel bilancio di verifica, soprattutto se la voce è abbastanza grande da cambiare il segno di un saldo finale nel contrario del segno abituale.
Numeri trasposti . Le cifre di un numero potrebbero essere state cambiate. Questo è facile da trovare, poiché la voce sottostante è sbilanciata e quindi non avrebbe dovuto essere accettata dal software di contabilità. Se si utilizza un sistema manuale, i totali delle registrazioni a giornale devono essere confrontati con i totali nel bilancio di verifica. Questo problema si riferisce al seguente.
Entrate sbilanciate . Questo è elencato per ultimo, poiché è impossibile in un ambiente computerizzato, dove le voci devono essere bilanciate o il sistema non le accetterà. Se si utilizza un sistema manuale, il problema sarà evidente nella colonna dei totali del bilancio di verifica. Tuttavia, individuare la voce esatta è molto più difficile e richiederà una revisione dettagliata di ogni voce o almeno dei totali in ogni libro mastro sussidiario che rotola nella contabilità generale.
Ogni volta che si corregge un errore, assicurarsi di utilizzare una voce di giornale chiaramente etichettata con la documentazione di supporto, in modo che qualcun altro possa rintracciare il proprio lavoro in un secondo momento.
