riconciliazione bancaria

Panoramica riconciliazione bancaria

Una riconciliazione bancaria è il processo di abbinamento dei saldi nelle registrazioni contabili di un'entità per un conto cassa con le informazioni corrispondenti su un estratto conto bancario. L'obiettivo di questo processo è quello di accertare le differenze tra i due e di registrare le modifiche nelle registrazioni contabili come appropriato. Le informazioni sull'estratto conto bancario sono la registrazione della banca di tutte le transazioni che hanno avuto un impatto sul conto bancario dell'entità durante il mese passato.

Una riconciliazione bancaria dovrebbe essere completata a intervalli regolari per tutti i conti bancari, per garantire che i registri di cassa di una società siano corretti. In caso contrario, potrebbe scoprire che i saldi di cassa sono molto inferiori al previsto, con conseguenti assegni rimbalzati o commissioni di scoperto. Una riconciliazione bancaria rileverà anche alcuni tipi di frode dopo il fatto; queste informazioni possono essere utilizzate per progettare controlli migliori sulla ricezione e il pagamento di contanti.

Se c'è così poca attività in un conto bancario che non c'è davvero bisogno di una riconciliazione bancaria periodica, dovresti chiederti perché il conto esiste. Potrebbe essere meglio chiudere l'account e trasferire i fondi residui in un account più attivo. In tal modo, potrebbe essere più facile investire i fondi residui, nonché monitorare lo stato dell'investimento.

Come minimo, eseguire una riconciliazione bancaria subito dopo la fine di ogni mese, quando la banca invia alla società un estratto conto contenente il saldo di cassa iniziale della banca, le transazioni durante il mese e il saldo di cassa finale. È ancora meglio condurre una riconciliazione bancaria ogni giorno, sulla base delle informazioni aggiornate mensilmente dalla banca, che dovrebbero essere accessibili sul sito web della banca. Completando una riconciliazione bancaria ogni giorno, puoi individuare e correggere immediatamente i problemi. In particolare, una riconciliazione giornaliera evidenzierà eventuali addebiti ACH dall'account che non hai autorizzato; puoi quindi installare un blocco di addebito sull'account per impedire che questi addebiti ACH vengano utilizzati per prelevare fondi dall'account senza la tua autorizzazione.

È estremamente improbabile che il saldo di cassa finale di una società e il saldo di cassa finale della banca siano identici, poiché probabilmente ci sono più pagamenti e depositi in transito in ogni momento, così come le commissioni per i servizi bancari (per accettare assegni, registrare depositi e così via). avanti), penali (di solito per scoperti di conto corrente) e depositi di fondi non sufficienti che la società non ha ancora registrato.

Il flusso di processo essenziale per una riconciliazione bancaria consiste nell'iniziare con il saldo di cassa finale della banca, aggiungere ad esso eventuali depositi in transito dalla società alla banca, sottrarre eventuali assegni che non hanno ancora liquidato la banca e aggiungere o detrarre qualsiasi altro elementi. Quindi, vai al saldo di cassa finale dell'azienda e deduci da esso eventuali commissioni per servizi bancari, assegni e sanzioni NSF e aggiungi gli interessi guadagnati. Alla fine di questo processo, il saldo bancario rettificato dovrebbe essere uguale al saldo di cassa rettificato finale della società.

Terminologia della riconciliazione bancaria

I termini chiave di cui essere consapevoli quando si ha a che fare con una riconciliazione bancaria sono:

  • Deposito in transito . Contanti e / o assegni ricevuti e registrati da un'entità, ma che non sono ancora stati registrati nei registri della banca presso cui l'entità deposita i fondi. Se ciò avviene a fine mese, il deposito non apparirà nell'estratto conto bancario e diventerà quindi una voce di riconciliazione nella riconciliazione bancaria. Un deposito in transito si verifica quando un deposito arriva in banca troppo tardi per essere registrato quel giorno, o se l'entità invia il deposito per posta alla banca (nel qual caso una spedizione di diversi giorni può causare un l'entità non ha ancora inviato il deposito alla banca.

  • Controllo eccezionale . Un pagamento tramite assegno registrato dall'ente emittente, ma che non ha ancora liquidato il proprio conto bancario come detrazione dal contante. Se non ha ancora liquidato la banca entro la fine del mese, non compare nell'estratto conto di fine mese e quindi è una voce di riconciliazione nella riconciliazione bancaria di fine mese.

  • Controllo NSF . Un assegno che non è stato onorato dalla banca dell'entità che ha emesso l'assegno, sulla base del fatto che il conto bancario dell'entità non contiene fondi sufficienti. NSF è un acronimo per "fondi insufficienti". All'entità che tenta di incassare un assegno NSF può essere addebitata una commissione di elaborazione dalla sua banca. L'entità che emette un assegno NSF verrà sicuramente addebitata dalla sua banca.

Procedura di riconciliazione bancaria

La seguente procedura di riconciliazione bancaria presuppone che si stia creando la riconciliazione bancaria in un pacchetto software di contabilità, il che semplifica il processo di riconciliazione:

  1. Accedi al modulo software di riconciliazione bancaria. Apparirà un elenco di assegni non liquidati e depositi non liquidati.

  2. Spunta nel modulo riconciliazione bancaria tutti gli assegni che sono elencati nell'estratto conto come che hanno liquidato la banca.

  3. Spunta nel modulo riconciliazione bancaria tutti i depositi che sono elencati nell'estratto conto come che hanno liquidato la banca.

  4. Immettere come spese tutte le spese bancarie che compaiono sull'estratto conto e che non sono già state registrate nei registri della società.

  5. Immettere il saldo finale sull'estratto conto bancario. Se i saldi contabili e bancari corrispondono, registrare tutte le modifiche registrate nella riconciliazione bancaria e chiudere il modulo. Se i saldi non corrispondono, continuare a esaminare la riconciliazione bancaria per ulteriori voci di riconciliazione. Cerca i seguenti elementi:

  • Assegni registrati nelle scritture bancarie di importo diverso da quanto registrato nei registri della società.

  • Depositi registrati nei registri bancari per un importo diverso da quello registrato nei registri della società.

  • Assegni registrati nei registri bancari che non sono registrati affatto nei registri della società.

  • Depositi registrati nei registri bancari che non sono registrati affatto nei registri della società.

  • Bonifici in entrata da cui è stata estratta una commissione di sollevamento.

Problemi di riconciliazione bancaria

Ci sono diversi problemi che sorgono continuamente come parte della riconciliazione bancaria e di cui dovresti essere a conoscenza. Loro sono:

  • Assegni non liquidati che continuano a non essere presentati . Ci sarà un numero residuo di assegni che non vengono presentati alla banca per il pagamento per molto tempo, o che non vengono mai presentati per il pagamento. A breve termine, dovresti trattarli allo stesso modo di qualsiasi altro assegno non liquidato: tienili semplicemente nell'elenco degli assegni non liquidati nel tuo software di contabilità, in modo che siano un elemento di riconciliazione in corso. A lungo termine, dovresti contattare il beneficiario per vedere se ha mai ricevuto l'assegno; probabilmente dovrai annullare il vecchio assegno ed emetterne uno nuovo.

  • Gli assegni cancellano la banca dopo essere stati annullati . Come indicato nel numero speciale precedente, se un assegno rimane a lungo non cancellato, probabilmente annullerai il vecchio assegno ed emetterai un assegno sostitutivo. Ma cosa succede se il beneficiario incassa l'assegno originale? Se l'hai annullato con la banca, la banca dovrebbe rifiutare l'assegno quando viene presentato. Se non l'hai annullato con la banca, devi registrare l'assegno con un accredito sul conto contanti e un addebito per indicare il motivo del pagamento (come un conto spese, o un aumento in un conto contanti o una diminuzione un conto di passività). Se il beneficiario non ha ancora incassato l'assegno sostitutivo, è necessario annullarlo immediatamente con la banca per evitare un doppio pagamento. In caso contrario, dovrai chiedere al beneficiario il rimborso del secondo assegno.

  • Gli assegni depositati vengono restituiti . Ci sono casi in cui la banca rifiuterà di depositare un assegno, di solito perché viene prelevato su un conto bancario situato in un altro paese. In questo caso, è necessario stornare la registrazione originale relativa a quel deposito, che sarà un accredito sul conto cassa per ridurre il saldo di cassa, con un corrispondente addebito (aumento) nel conto clienti.

Un'altra possibilità che potrebbe causare problemi è che le date coperte dall'estratto conto siano cambiate, in modo che alcune voci siano incluse o escluse. Questa situazione dovrebbe verificarsi solo se qualcuno della società ha richiesto alla banca di modificare la data di chiusura del conto bancario della società.

Esempio di riconciliazione bancaria

ABC International sta chiudendo i suoi libri per il mese terminato il 30 aprile. Il controllore di ABC deve preparare una riconciliazione bancaria basata sui seguenti problemi:

  1. L'estratto conto contiene un saldo bancario finale di $ 320.000.

  2. L'estratto conto contiene un addebito per la stampa di un assegno di $ 200 per i nuovi assegni ordinati dalla società.

  3. L'estratto conto contiene una commissione di servizio di $ 150 per la gestione del conto bancario.

  4. L'estratto conto bancario rifiuta un deposito di $ 500 a causa di fondi insufficienti e addebita alla società una commissione di $ 10 associata al rifiuto.

  5. L'estratto conto contiene interessi attivi di $ 30.

  6. ABC ha emesso $ 80.000 di assegni che non hanno ancora liquidato la banca.

  7. ABC ha depositato $ 25.000 di assegni a fine mese che non sono stati depositati in tempo per comparire sull'estratto conto bancario.

Il controller crea la seguente riconciliazione:

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