Contabilità spese prepagate

Definizione di spese prepagate

Una spesa prepagata è una spesa pagata in un periodo contabile, ma per la quale l'attività sottostante non verrà consumata fino a un periodo futuro. Quando il bene viene infine consumato, viene addebitato a spese. Se consumato in più periodi, potrebbero esserci una serie di addebiti corrispondenti a spesa.

Una spesa prepagata viene registrata nel bilancio di un'organizzazione come attività corrente fino a quando non viene consumata. Il motivo dell'attuale designazione delle attività è che la maggior parte delle attività prepagate viene consumata entro pochi mesi dalla registrazione iniziale. Se è probabile che una spesa anticipata non venga consumata entro il prossimo anno, sarebbe invece classificata in bilancio come un'attività a lungo termine (una rarità).

Un esempio di spesa prepagata è l'assicurazione, che viene spesso pagata in anticipo per più periodi futuri; un'entità registra inizialmente questa spesa come una spesa prepagata (un'attività), e poi la addebita come spesa durante il periodo di utilizzo. Un altro elemento che si trova comunemente nel conto delle spese prepagate è l'affitto prepagato.

Le spese sono registrate come spese anticipate in modo da far coincidere maggiormente la loro rilevazione come spesa con i periodi in cui sono effettivamente consumate. Se un'azienda non utilizzasse il concetto di prepagato, i suoi beni sarebbero in qualche modo sottostimati a breve termine, così come i suoi profitti. Il concetto di prepagato non viene utilizzato nella contabilità di cassa, che è comunemente utilizzata dalle organizzazioni più piccole.

Contabilità pagamento anticipato

La contabilità di base di una spesa prepagata segue questi passaggi:

  1. Al momento della registrazione iniziale di una fattura fornitore nel sistema contabile, verificare che l'articolo soddisfi i criteri dell'azienda per una spesa (asset) prepagata.

  2. Se l'articolo soddisfa i criteri dell'azienda, addebitarlo sul conto delle spese prepagate. In caso contrario, addebitare l'importo fatturato come spesa nel periodo corrente.

  3. Registrare l'importo della spesa nel foglio di calcolo di riconciliazione delle spese prepagate.

  4. Alla fine del periodo contabile, stabilire il numero di periodi durante i quali l'elemento sarà ammortizzato e inserire queste informazioni nel foglio di calcolo della riconciliazione. Questa voce dovrebbe includere l'importo lineare dell'ammortamento che verrà addebitato in ciascuno dei periodi applicabili.

  5. Alla fine del periodo contabile, creare una voce di rettifica che ammortizzi l'importo predeterminato nel conto spese più rilevante.

  6. Una volta completati tutti gli ammortamenti, verificare che il totale nel foglio di calcolo corrisponda al saldo totale nel conto delle spese prepagate. In caso contrario, riconcilia i due e aggiusta come necessario.

Una buona pratica è quella di non registrare le spese più piccole nel conto delle spese prepagate, poiché è necessario uno sforzo eccessivo per tenerne traccia nel tempo. Invece, addebita questi importi minori alle spese quando sostenuti. Per estendere ulteriormente questo concetto, considerare di addebitare i saldi rimanenti a spese una volta che sono stati ammortizzati fino a un certo livello minimo. Entrambe queste azioni dovrebbero essere regolate da una politica contabile formale che stabilisca la soglia alla quale le spese anticipate devono essere addebitate a spesa.

Esempio di spese prepagate

Una società paga $ 60.000 in anticipo per l'assicurazione di responsabilità civile per amministratori e funzionari per l'anno successivo. La voce del diario è:

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