Come riscuotere i crediti
La riscossione dei crediti è fondamentale, poiché fornisce la liquidità necessaria per supportare le operazioni aziendali. La riscossione dei crediti non è solo compito del dipartimento di recupero crediti. Piuttosto, richiede uno sforzo a livello aziendale, perché gli incassi possono essere migliorati prima che una fattura venga emessa ai clienti. Considera i seguenti passaggi per la riscossione dei crediti:
Risoluzione dei problemi interni
Una buona parte di tutte le fatture dei clienti non viene pagata perché i clienti non sono soddisfatti dei beni o dei servizi ricevuti. Non è colpa del dipartimento delle collezioni. Invece, il team di senior management deve essere coinvolto nel seguire ogni problema segnalato dai clienti, come prodotti guasti, servizio inadeguato, merci danneggiate, articoli errati spediti e così via. In molti casi, i processi interni che hanno causato questi problemi lo faranno di nuovo fino a quando non verrà intrapresa un'azione correttiva. In breve, deve esserci un ciclo di feedback attivo che rimanda i reclami dei clienti a un gruppo di gestione principale per la risoluzione dei problemi in corso.
Gestione delle collezioni
Chiunque sia coinvolto nelle raccolte deve avere il tempo e le risorse per impegnarsi nelle raccolte in modo efficiente. I seguenti elementi possono aiutare a migliorare l'efficienza del reparto:
Inserimento . Registrazione immediata di contanti, in modo che il personale di raccolta non chiami i clienti per fatture già pagate.
Database . Un sistema di raccolta computerizzato che tiene traccia delle promesse dei clienti, chiama automaticamente i clienti, invia automaticamente le fatture tramite posta elettronica e così via. Ciò aumenta notevolmente l'efficienza del personale di raccolta.
Supporto del personale . Personale amministrativo che tiene lontane tutte le distrazioni inutili dal personale di raccolta.
Pianificazione del personale . Pianificazione del lavoro che impedisce al personale di raccolta di essere coinvolto in qualsiasi attività diversa dalle raccolte durante le ore di punta.
Tecniche di raccolta
Esistono diverse tecniche standard utilizzate per contattare i clienti ed estrarre loro le promesse di pagamento. Un esempio dei metodi più comuni sono:
Invia lettere o e-mail di sollecito quando sembra che i clienti abbiano bisogno di un promemoria dalle parole semplici. Alcune aziende utilizzano una serie di queste comunicazioni, ciascuna con una formulazione progressivamente più stridente.
Dividi i crediti scaduti in gruppi, con le fatture in dollari più alte che ricevono l'attenzione più continua. In questo modo si concentra l'attenzione sulla raccolta di quelle poche fatture che costituiscono la maggior parte dei crediti scaduti.
Coinvolgere il personale di vendita nello sforzo di raccolta per attività di raccolta più grandi o più difficili, in cui i collegamenti con i clienti possono essere di aiuto.
Offerta di riprendere le merci per le quali è evidente che il pagamento non sarà ricevuto.
Coinvolgere uno studio legale nelle collezioni. L'emissione di avvisi su carta intestata dello studio legale può dare l'impressione che l'azienda stia per intraprendere un'azione legale contro il cliente.
Presentare un reclamo contro il cliente in tribunale per le controversie di modesta entità.
