Giornalizzare
Il journaling è il processo di registrazione di una transazione commerciale nei registri contabili. Questa attività si applica solo al sistema di contabilità in partita doppia. I passaggi coinvolti nella pubblicazione di un giornale sono i seguenti:
Esaminare ogni transazione commerciale per determinare la natura della transazione. Ad esempio, il ricevimento di una fattura fornitore significa che è stato assunto un obbligo. Oppure, eliminare l'inventario obsoleto significa che l'asset dell'inventario verrà ridotto.
Determina quali account saranno interessati. Ciò richiede l'identificazione dei conti di contabilità generale che verranno modificati a seguito della transazione. Ad esempio, la registrazione di una fattura fornitore potrebbe significare che il conto spese per forniture per ufficio verrà aumentato, così come il conto di compensazione della contabilità fornitori.
Prepara una voce di diario. Ciò comporta non solo l'inserimento della transazione nel sistema contabile, ma anche la sua documentazione sufficiente in modo che qualcuno che rivede la voce in un secondo momento capisca perché è stata creata. Idealmente, la voce dovrebbe annotare i conti interessati, i debiti e gli accrediti inseriti, un numero di registrazione a giornale e un commento narrativo.
La registrazione su giornale può comportare registrazioni nella contabilità generale o nei libri contabili sussidiari. Viene effettuata una registrazione in un libro mastro sussidiario quando si tratta di una transazione ad alto volume che la direzione ha deciso di riepilogare separatamente dalla contabilità generale.
Come esempio del processo di registrazione, ABC International ha appena firmato un contratto con un appaltatore di manutenzione per pagarlo $ 1.000 al mese in cambio di servizi di manutenzione preventiva di routine. La natura dell'operazione è un'obbligazione ricorrente. I conti interessati saranno un addebito di $ 1.000 sul conto delle spese di manutenzione e un credito di $ 1.000 sul conto dei debiti. Questa sarà una voce mensile ricorrente. La registrazione a giornale viene creata come appena annotato e contrassegnata in modo che ricorra automaticamente all'inizio di ogni mese successivo.
