Determinazione dei costi basata sulle attività
Il calcolo dei costi basato sulle attività (ABC) è una metodologia per allocare in modo più preciso i costi generali assegnandoli alle attività. Una volta assegnati i costi alle attività, è possibile assegnare i costi agli oggetti di costo che utilizzano tali attività. Il sistema può essere impiegato per la riduzione mirata dei costi generali. L'ABC funziona meglio in ambienti complessi, dove ci sono molte macchine e prodotti e processi intricati che non sono facili da risolvere. Al contrario, è meno utile in un ambiente semplificato in cui i processi di produzione sono abbreviati.
Il flusso del processo di determinazione dei costi basato sulle attività
Il modo migliore per spiegare i costi basati sulle attività è esaminare i vari passaggi. Loro sono:
Identifica i costi . Il primo passo in ABC è identificare quei costi che vogliamo allocare. Questo è il passaggio più critico dell'intero processo, poiché non vogliamo perdere tempo con un ambito di progetto eccessivamente ampio. Ad esempio, se vogliamo determinare il costo totale di un canale di distribuzione, identificheremo i costi di pubblicità e magazzino relativi a quel canale, ma ignoreremo i costi di ricerca, poiché sono correlati ai prodotti, non ai canali.
Carica pool di costi secondari . Creare pool di costi per quei costi sostenuti per fornire servizi ad altre parti dell'azienda, piuttosto che supportare direttamente i prodotti o servizi di un'azienda. Il contenuto dei pool di costi secondari include tipicamente servizi informatici e stipendi amministrativi e costi simili. Questi costi vengono successivamente allocati ad altri pool di costi che si riferiscono più direttamente a prodotti e servizi. Potrebbero esserci molti di questi pool di costi secondari, a seconda della natura dei costi e di come verranno allocati.
Carica pool di costi primari . Creare una serie di pool di costi per quei costi più strettamente allineati con la produzione di beni o servizi. È molto comune avere pool di costi separati per ciascuna linea di prodotti, poiché i costi tendono a verificarsi a questo livello. Tali costi possono includere ricerca e sviluppo, pubblicità, approvvigionamento e distribuzione. Allo stesso modo, potresti prendere in considerazione la creazione di pool di costi per ogni canale di distribuzione o per ciascuna struttura. Se i lotti di produzione hanno lunghezze molto variabili, prendere in considerazione la creazione di pool di costi a livello di batch, in modo da poter assegnare adeguatamente i costi in base alle dimensioni del batch.
Misura i driver di attività . Utilizzare un sistema di raccolta dati per raccogliere informazioni sui driver di attività utilizzati per allocare i costi nei pool di costi secondari ai pool di costi primari, nonché per allocare i costi nei pool di costi primari agli oggetti di costo. Può essere costoso accumulare informazioni sui driver di attività, quindi utilizzare i driver di attività per i quali sono già state raccolte informazioni, ove possibile.
Allocare i costi nei pool secondari ai pool primari . Utilizzare i driver di attività per distribuire i costi nei pool di costi secondari ai pool di costi primari.
Addebitare costi per oggetti di costo . Utilizzare un driver di attività per allocare il contenuto di ciascun pool di costi primario agli oggetti di costo. Ci sarà un driver di attività separato per ogni pool di costi. Per allocare i costi, dividere il costo totale in ciascun pool di costi per la quantità totale di attività nel driver di attività, per stabilire il costo per unità di attività. Quindi allocare il costo per unità agli oggetti di costo, in base al loro utilizzo del driver di attività.
Formulare rapporti . Converti i risultati del sistema ABC in report per la gestione dei consumi. Ad esempio, se il sistema è stato originariamente progettato per accumulare informazioni sui costi generali per regione geografica di vendita, generare un report sui ricavi guadagnati in ciascuna regione, tutti i costi diretti e i costi generali derivati dal sistema ABC. Ciò fornisce alla direzione una visione completa dei costi dei risultati generati da ciascuna regione.
Agisci sulle informazioni . La reazione del management più comune a un report ABC consiste nel ridurre la quantità di fattori di sviluppo dell'attività utilizzati da ciascun oggetto di costo. In questo modo si dovrebbe ridurre la quantità di costi generali utilizzati.
Siamo ora arrivati a un'allocazione ABC completa dei costi generali a quegli oggetti di costo che meritano di essere addebitati con costi generali. In questo modo, i manager possono vedere quali fattori di attività devono essere ridotti per ridurre una quantità corrispondente di costi generali. Ad esempio, se il costo di un singolo ordine di acquisto è di $ 100, i manager possono concentrarsi sul lasciare che il sistema di produzione effettui automaticamente gli ordini di acquisto o sull'utilizzo delle schede di approvvigionamento come un modo per evitare ordini di acquisto. Entrambe le soluzioni si traducono in meno ordini di acquisto e quindi in minori costi del reparto acquisti.
Usi di Activity Based Costing
Il vantaggio fondamentale dell'utilizzo di un sistema ABC è determinare con maggiore precisione come viene utilizzato il sovraccarico. Una volta che hai un sistema ABC, puoi ottenere migliori informazioni sui seguenti problemi:
Costi dell'attività . ABC è progettato per tenere traccia del costo delle attività, quindi puoi utilizzarlo per vedere se i costi delle attività sono in linea con gli standard del settore. In caso contrario, ABC è un eccellente strumento di feedback per misurare il costo continuo di servizi specifici poiché la gestione si concentra sulla riduzione dei costi.
Redditività del cliente . Sebbene la maggior parte dei costi sostenuti per i singoli clienti siano semplicemente i costi del prodotto, esiste anche una componente generale, come livelli di servizio clienti insolitamente elevati, gestione dei resi dei prodotti e accordi di marketing cooperativo. Un sistema ABC può ordinare questi costi generali aggiuntivi e aiutarti a determinare quali clienti stanno effettivamente guadagnando un profitto ragionevole. Questa analisi può comportare il rifiuto di alcuni clienti non redditizi o la maggiore enfasi su quei clienti che stanno guadagnando i maggiori profitti dell'azienda.
Costo di distribuzione . L'azienda tipica utilizza una varietà di canali di distribuzione per vendere i suoi prodotti, come vendita al dettaglio, Internet, distributori e cataloghi per corrispondenza. La maggior parte del costo strutturale del mantenimento di un canale di distribuzione è sovraccarico, quindi se si riesce a determinare in modo ragionevole quali canali di distribuzione stanno utilizzando i costi generali, è possibile prendere decisioni per modificare il modo in cui vengono utilizzati i canali di distribuzione o addirittura eliminare canali non redditizi.
Crea o acquista . ABC fornisce una visione completa di tutti i costi associati alla produzione interna di un prodotto, in modo da poter vedere con precisione quali costi verranno eliminati se un articolo viene esternalizzato, rispetto a quali costi rimarranno.
Margini . Con la corretta allocazione dei costi generali da un sistema ABC, è possibile determinare i margini di vari prodotti, linee di prodotti e intere filiali. Questo può essere molto utile per determinare dove posizionare le risorse aziendali per guadagnare i margini maggiori.
Prezzo minimo . Il prezzo del prodotto è in realtà basato sul prezzo che il mercato sopporterà, ma il marketing manager dovrebbe sapere qual è il costo del prodotto, al fine di evitare di vendere un prodotto che farà perdere denaro a un'azienda ad ogni vendita. ABC è molto utile per determinare quali costi generali dovrebbero essere inclusi in questo costo minimo, a seconda delle circostanze in cui i prodotti vengono venduti.
Costo dell'impianto di produzione . Di solito è abbastanza facile separare i costi generali a livello di impianto, in modo da poter confrontare i costi di produzione tra diversi impianti.
Chiaramente, ci sono molti usi preziosi per le informazioni fornite da un sistema ABC. Tuttavia, queste informazioni saranno disponibili solo se si progetta il sistema per fornire il set specifico di dati necessari per ciascuna decisione. Se installi un sistema ABC generico e lo utilizzi per le decisioni di cui sopra, potresti scoprire che non fornisce le informazioni di cui hai bisogno. In definitiva, la progettazione del sistema è determinata da un'analisi costi-benefici di quali decisioni si desidera che assista e se il costo del sistema vale il beneficio delle informazioni risultanti.
Problemi con i costi basati sulle attività
Molte aziende avviano progetti ABC con le migliori intenzioni, solo per vedere una percentuale molto elevata di progetti fallire o alla fine andare in disuso. Ci sono diversi motivi per questi problemi, che sono:
Volume del pool di costi . Il vantaggio di un sistema ABC è l'elevata qualità delle informazioni che produce, ma questo ha il costo dell'utilizzo di un gran numero di pool di costi - e più pool di costi ci sono, maggiore è il costo di gestione del sistema. Per ridurre questo costo, eseguire un'analisi continua del costo per mantenere ogni pool di costi, rispetto all'utilità delle informazioni risultanti. In questo modo il numero di pool di costi dovrebbe essere ridotto a proporzioni gestibili.
Tempo di installazione . I sistemi ABC sono notoriamente difficili da installare, con installazioni pluriennali che rappresentano la norma quando un'azienda tenta di installarlo su tutte le linee di prodotti e le strutture. Per installazioni così complete, è difficile mantenere un livello elevato di gestione e sostegno di bilancio mentre i mesi passano senza che l'installazione venga completata. Le percentuali di successo sono molto più elevate per installazioni ABC più piccole e mirate.
Fonti di dati multi-reparto . Un sistema ABC può richiedere l'immissione di dati da più reparti e ciascuno di questi reparti può avere priorità maggiori rispetto al sistema ABC. Pertanto, maggiore è il numero di reparti coinvolti nel sistema, maggiore è il rischio che gli input dei dati falliscano nel tempo. Questo problema può essere evitato progettando il sistema in modo che necessiti solo di informazioni dai manager più solidali.
Base del progetto . Molti progetti ABC sono autorizzati in base al progetto, quindi le informazioni vengono raccolte una sola volta; le informazioni sono utili per l'attuale situazione operativa di un'azienda, e l'utilità diminuisce gradualmente al variare della struttura operativa nel tempo. La direzione potrebbe non autorizzare il finanziamento per ulteriori progetti ABC in seguito, quindi ABC tende ad essere "fatto" una volta e poi scartato. Per mitigare questo problema, integrare la maggior parte della struttura di raccolta dati ABC nel sistema contabile esistente, in modo da ridurre il costo di questi progetti; a un costo inferiore, è più probabile che in futuro vengano autorizzati ulteriori progetti ABC.
Segnalazione del tempo inutilizzato . Quando un'azienda chiede ai propri dipendenti di riferire sul tempo speso in varie attività, hanno una forte tendenza ad assicurarsi che gli importi riportati siano pari al 100% del loro tempo. Tuttavia, c'è una grande quantità di tempo libero nella giornata lavorativa di qualcuno che può comportare pause, riunioni amministrative, giochi su Internet e così via. I dipendenti di solito mascherano queste attività dedicando più tempo ad altre attività. Questi numeri gonfiati rappresentano allocazioni errate dei costi nel sistema ABC, a volte di importi piuttosto consistenti.
Set di dati separato . Un sistema ABC raramente può essere costruito per estrarre tutte le informazioni di cui ha bisogno direttamente dalla contabilità generale. Invece, richiede un database separato che recupera le informazioni da diverse fonti, solo una delle quali è costituita dai conti di contabilità generale esistenti. Può essere abbastanza difficile mantenere questo database aggiuntivo, poiché richiede molto tempo aggiuntivo per il personale per il quale potrebbe non esserci un budget adeguato. La soluzione migliore è progettare il sistema in modo che richieda la quantità minima di informazioni aggiuntive oltre a quelle già disponibili nella contabilità generale.
Utilizzo mirato . I vantaggi dell'ABC sono più evidenti quando le informazioni sulla contabilità dei costi sono difficili da distinguere, a causa della presenza di più linee di prodotti, macchine utilizzate per la produzione di molti prodotti, numerose configurazioni di macchine e così via, in altre parole, in una produzione complessa ambienti. Se un'azienda non opera in un ambiente del genere, potrebbe spendere una grande quantità di denaro per un'installazione ABC, solo per scoprire che le informazioni risultanti non sono eccessivamente preziose.
L'ampia gamma di questioni qui rilevate dovrebbe rendere chiaro che ABC tende a seguire un percorso accidentato in molte organizzazioni, con una tendenza per la sua utilità a diminuire nel tempo. Tra i suggerimenti per la mitigazione del problema qui annotati, il punto chiave è costruire un sistema ABC altamente mirato che produca le informazioni più critiche a un costo ragionevole. Se quel sistema si radica nella tua azienda, considera un'espansione graduale, durante la quale ti espandi ulteriormente solo se c'è un vantaggio chiaro e dimostrabile nel farlo. La cosa peggiore che puoi fare è installare un sistema ABC ampio e completo, poiché è costoso, incontra la maggiore resistenza ed è il più probabile che fallisca a lungo termine.
Termini simili
La determinazione dei costi basata sulle attività è nota anche come determinazione dei costi abc, metodo abc e metodo della determinazione dei costi abc.
