lettera di sollecito
Una lettera di sollecito è una notifica inviata a un cliente, in cui si afferma che è in ritardo nel pagamento di un conto creditore al mittente. Le lettere di sollecito in genere seguono una progressione da solleciti educati a richieste di pagamento più stridenti, se il cliente continua a non rispondere al pagamento. Le prime lettere che vengono inviate a un cliente dovrebbero essere educate, in base alla teoria che il cliente ha semplicemente trascurato il pagamento e che l'azienda vuole conservare la sua buona volontà per gli affari futuri.
Tuttavia, con il passare del tempo, l'azienda inizia a cambiare la sua ipotesi di fare ulteriori affari con il cliente, e quindi tende a minimizzare la quantità di avviamento del cliente che vuole mantenere a favore di essere pagata ora. Indipendentemente dal tono della lettera, indica sempre l'importo dovuto, la data della fattura non pagata, il numero della fattura ed eventuali multe per ritardi di pagamento o penali per interessi.
Ad un certo punto dopo la normale data di pagamento, l'efficacia dell'emissione di lettere di sollecito diminuirà, in modo che una società interrompa il loro utilizzo e si affidi invece a contatti personali, avvocati e agenzie di recupero crediti.
Una lettera sollecita può assumere una varietà di forme fisiche. In origine era una lettera che poteva essere inviata per posta ordinaria, raccomandata o consegna durante la notte per trasmettere l'urgenza crescente della richiesta, nonché per creare un record di ricezione (nel caso di posta raccomandata o consegna durante la notte) . Tuttavia, una lettera di sollecito può anche essere inviata come fax, e-mail o anche come messaggio di testo. Questi metodi di consegna elettronica possono andare fuori strada (specialmente un fax) e potrebbero non essere efficaci quanto il metodo cartaceo più tradizionale.
Le lettere di sollecito sono spesso generate da un computer, senza alcun input umano. Il sistema è configurato per utilizzare un testo particolare se il pagamento non è stato effettuato entro un certo numero di giorni e per utilizzare un testo diverso per le lettere generate dopo che è trascorso un periodo di tempo più lungo senza pagamento. Può essere più efficiente distribuire il compito di creare e inviare lettere di sollecito a terzi.
Il personale del dipartimento crediti può modificare periodicamente la tempistica o il contenuto di queste lettere generate automaticamente, se ritiene che una certa variazione migliorerà il tasso di raccolta. Ciò può essere ottenuto con il test AB, in cui vengono emesse due versioni di una lettera di sollecito e viene monitorata l'efficacia di ciascuna; se una versione comporta più pagamenti da parte dei clienti, quella versione diventa il nuovo formato di lettera predefinito da utilizzare.
Esistono regole che regolano il livello di minaccia che può essere incluso in una lettera di sollecito, a seconda della giurisdizione del governo in cui risiede il cliente, quindi è necessario evitare lettere eccessivamente stridenti.
Una lettera di sollecito non è la stessa di una dichiarazione di fine mese. Viene inviato un estratto conto a tutti i clienti con fatture non pagate alla fine del mese. L'estratto conto include tutte le fatture non ancora pagate, anche se non ancora in scadenza. La dichiarazione non è considerata una molestia, ma piuttosto un semplice estratto conto di un determinato momento. Tuttavia, è ancora considerato uno strumento di raccolta, poiché può portare a richieste dei clienti su fatture che non hanno nei loro registri e che quindi non avrebbero pagato.
