Definizione del buono
Un buono è un documento interno che descrive e autorizza il pagamento di una passività a un fornitore. È più comunemente utilizzato in un sistema di pagamento manuale, dove fa parte del sistema di controllo. Un voucher in genere contiene le seguenti informazioni:
Il numero di identificazione del fornitore
L'importo da pagare
La data in cui deve essere effettuato il pagamento
I conti da addebitare per registrare la passività
Eventuali termini di sconto per pagamento anticipato applicabili
Una firma o un timbro di approvazione
Le informazioni sul buono possono essere assemblate in un pacchetto, in cui il documento del buono di base è allegato alla fattura del fornitore, alla prova del ricevimento e all'ordine di acquisto. Questo pacchetto è utile per conservare i documenti correlati in un unico posto e semplifica sia la giustificazione che la verifica delle transazioni dei debiti.
Un buono viene creato a seguito del ricevimento di una fattura da un fornitore. Viene timbrato "pagato" quando viene effettuato un assegno o un pagamento elettronico a un fornitore e viene quindi archiviato, insieme a eventuali documenti giustificativi.
Se i voucher vengono utilizzati per tutti i debiti, i loro totali possono essere aggregati per determinare l'importo totale dei conti da pagare in sospeso. Questa funzione non è necessaria in un sistema informatico, dove viene invece utilizzato il report dei debiti anziani.
Un buono non viene creato quando una passività è stata solo maturata (ovvero in assenza di una fattura fornitore). Inoltre, i voucher non vengono utilizzati nel processo di libro paga.
