Definizione delle transazioni contabili
Una transazione contabile è un evento aziendale che ha un impatto monetario sul bilancio di un'azienda. È registrato nei registri contabili dell'azienda. Esempi di transazioni contabili sono:
Vendita in contanti a un cliente
Vendita a credito a un cliente
Ricevi contanti in pagamento di una fattura dovuta da un cliente
Acquista cespiti da un fornitore
Registrare l'ammortamento di un cespite nel tempo
Acquista materiali di consumo da un fornitore
Investimento in un'altra attività
Investimento in titoli negoziabili
Impegnarsi in una copertura per mitigare gli effetti di una variazione di prezzo sfavorevole
Prendi in prestito fondi da un prestatore
Distribuisci un dividendo agli investitori
Vendita di beni a terzi
Possono esserci anche transazioni contabili fraudolente che sono essenzialmente costituite dalla direzione o dal personale contabile. Queste transazioni possono essere evitate attraverso l'uso di un sistema completo di controlli.
Ogni transazione contabile deve seguire i dettami dell'equazione contabile, la quale afferma che qualsiasi transazione deve risultare in attività pari alle passività più il patrimonio netto. Per esempio:
Una vendita a un cliente si traduce in un aumento dei crediti (attività) e in un aumento dei ricavi (aumenta indirettamente il patrimonio netto).
Un acquisto da un fornitore comporta un aumento delle spese (diminuisce indirettamente il patrimonio netto) e una diminuzione della liquidità (attività).
Una ricezione di denaro da un cliente determina un aumento della liquidità (attività) e una diminuzione dei crediti (attività).
Prendere in prestito fondi da un prestatore si traduce in un aumento della liquidità (attività) e di un aumento dei prestiti esigibili (passività).
Pertanto, ogni transazione contabile si traduce in un'equazione contabile equilibrata.
Le transazioni contabili vengono registrate direttamente o indirettamente con una registrazione prima nota. La varietà indiretta viene creata quando si utilizza un modulo nel software di contabilità per registrare una transazione e il modulo crea automaticamente la registrazione a giornale. Ad esempio, il modulo di fatturazione nel software di contabilità addebiterà il conto della contabilità clienti e accrediterà il conto delle entrate ogni volta che si crea una fattura cliente.
Se una registrazione prima nota viene creata direttamente in un sistema di contabilità manuale, verificare che la somma di tutti i debiti sia uguale alla somma di tutti i crediti, altrimenti la transazione sarà sbilanciata, il che rende impossibile la creazione di rendiconti finanziari. Se una registrazione a giornale viene creata direttamente in un pacchetto software di contabilità, il software rifiuterà di accettare la registrazione a meno che gli addebiti siano uguali ai crediti.
