Cos'è la registrazione in contabilità?
La registrazione in contabilità avviene quando i saldi nei libri contabili secondari e nel giornale di registrazione generale vengono spostati nella contabilità generale. La registrazione trasferisce solo il saldo totale di un registro secondario nella contabilità generale, non le singole transazioni nel registro secondario. Un responsabile della contabilità può scegliere di impegnarsi in pubblicazioni relativamente raramente, ad esempio una volta al mese, o forse anche una volta al giorno.
I subledger vengono utilizzati solo quando c'è un grande volume di attività di transazione in una determinata area contabile, come inventario, contabilità fornitori o vendite. Pertanto, la pubblicazione si applica solo a queste situazioni di volume maggiore. Per le situazioni di transazione a basso volume, le registrazioni vengono effettuate direttamente nella contabilità generale, quindi non ci sono libri contabili secondari e quindi non è necessaria la registrazione.
Ad esempio, ABC International emette 20 fatture ai propri clienti in un periodo di una settimana, per le quali i totali nel registro secondario delle vendite si riferiscono a vendite di $ 300.000. Il controller di ABC crea un movimento di registrazione per spostare il totale di queste vendite nella contabilità generale con un addebito di $ 300.000 sul conto clienti e un credito di $ 300.000 sul conto entrate.
La registrazione viene utilizzata anche quando una società madre mantiene set di libri separati per ciascuna delle sue società controllate. In questo caso, le registrazioni contabili per ciascuna controllata sono essenzialmente le stesse dei sub-libri contabili, quindi i totali dei conti delle società controllate vengono registrati in quelli della società madre. Questo può anche essere gestito su un foglio di calcolo separato tramite un processo di consolidamento manuale.
La registrazione è stata eliminata in alcuni sistemi contabili, in cui non vengono utilizzati subledgers. Tutte le informazioni vengono invece archiviate direttamente nei conti elencati nella contabilità generale.
Quando si utilizza la registrazione, qualcuno che ricerca informazioni nella contabilità generale deve eseguire il "drill down" dai totali dei conti registrati nei conti di contabilità generale pertinenti e cercare nei record dettagliati elencati nei libri contabili secondari pertinenti. Ciò può comportare una notevole quantità di lavoro di ricerca aggiuntivo.
Dal punto di vista della chiusura dei libri contabili, la registrazione è una delle fasi procedurali chiave necessarie prima di poter creare il bilancio. In questo processo, è necessario effettuare tutte le registrazioni di rettifica ai vari libri contabili e registrazioni generali, dopodiché il loro contenuto viene registrato nella contabilità generale. A questo punto è consuetudine impostare un flag di blocco nel software di contabilità, in modo che non sia possibile apportare ulteriori modifiche ai subledgers e ai giornali per il periodo contabile che viene chiuso. L'accesso ai subledger e ai giornali viene quindi aperto per il periodo contabile successivo.
Se la registrazione accidentale non avviene come parte del processo di chiusura, i totali nella contabilità generale non saranno accurati, né lo saranno i rendiconti finanziari compilati dalla contabilità generale.
