Definizione del documento di origine

Un documento di origine è il documento originale che contiene i dettagli di una transazione commerciale. Un documento di origine acquisisce le informazioni chiave su una transazione, come i nomi delle parti coinvolte, gli importi pagati (se presenti), la data e la sostanza della transazione. I documenti di origine sono spesso identificati con un numero univoco, in modo che possano essere differenziati nel sistema contabile. La pre-numerazione dei documenti è particolarmente utile, poiché consente ad un'azienda di verificare se mancano documenti.

Una volta che le informazioni in un documento di origine sono state registrate nel sistema contabile, il documento di origine viene indicizzato per un facile accesso e archiviato. I documenti generati nell'ultimo anno vengono generalmente archiviati in loco, mentre i documenti più vecchi vengono archiviati in strutture di archiviazione fuori sede meno costose.

I documenti di origine sono fondamentali per i revisori, che li utilizzano come prova che le transazioni registrate si sono effettivamente verificate. Un documento di origine viene anche utilizzato dalle aziende come prova quando trattano con i loro partner commerciali, di solito per quanto riguarda i pagamenti. Esempi di documenti di origine sono:

• Controllo annullato

• Nota di credito

• Distinta di deposito

• Relazione sulle spese

• Fattura

• Modulo richiesta materiali

• Ordinazione d'acquisto

• Cartellino

• Ricevuta di vendita

A fini probatori, le immagini elettroniche dei documenti di origine sono generalmente accettabili, sebbene in alcuni casi possa essere ancora richiesta la documentazione cartacea.

Di solito è necessario conservare i documenti di origine per diversi anni. L'Internal Revenue Service impone intervalli di conservazione per alcuni tipi di documenti relativi al libro paga. In caso di domande sul periodo di conservazione di un documento, consultare un avvocato esperto.