Come contabilizzare i pagamenti anticipati
Viene effettuato un pagamento anticipato quando una società di vendita riceve il pagamento da un acquirente prima che il venditore abbia spedito merci o fornito servizi all'acquirente. Il pagamento anticipato può avvenire in tre circostanze:
Un acquirente desidera il trattamento preferito per un ordine
Il venditore rifiuta di concedere credito a un acquirente
L'acquirente ha una contabilità in contanti e desidera registrare una spesa in anticipo pagando in anticipo
Contabilità per pagamenti anticipati
Affronteremo la contabilità per i pagamenti anticipati dal punto di vista sia dell'acquirente che del venditore.
Prospettiva dell'acquirente . Dal punto di vista dell'acquirente, un pagamento anticipato viene registrato come addebito sul conto spese prepagate e accredito sul conto contanti. Quando l'elemento prepagato viene eventualmente consumato, viene addebitato un conto spese relativo e accreditato il conto spese prepagate. Gli acquirenti possono utilizzare in modo eccessivo il conto delle spese prepagate, il che si traduce nel monitoraggio di un gran numero di piccoli articoli prepagati. Per evitare la spesa di tenere traccia di troppi articoli, la contabilità del pagamento anticipato deve essere utilizzata solo se un pagamento anticipato supera un determinato importo di soglia minimo; tutte le altre spese dovrebbero essere addebitate a spese, anche se non sono state ancora consumate.
Prospettiva del venditore . Dal punto di vista del venditore, un pagamento anticipato viene registrato come un credito su un conto delle passività per i pagamenti anticipati e un addebito sul conto contanti. Quando l'ordine cliente prepagato viene infine spedito, il conto del pagamento anticipato viene addebitato e il conto delle entrate pertinente viene accreditato. Di solito ci sono pochi pagamenti anticipati, quindi questi articoli sono relativamente facili da rintracciare.
In breve, un pagamento anticipato viene registrato come attività da un acquirente e come passività da un venditore. Tali poste sono normalmente iscritte rispettivamente come attività correnti e passività correnti nel bilancio di ciascuna parte, in quanto generalmente risolte entro un anno.
Ad esempio, un'azienda paga 12.000 dollari in anticipo per la pubblicità su Internet che si estenderà per un intero anno. La società addebita inizialmente l'intero importo sul conto delle spese prepagate, quindi ne addebita $ 1.000 sul conto delle spese pubblicitarie in ogni mese successivo, per riflettere l'utilizzo della spesa. L'attività per risconti attivi viene eliminata entro la fine dell'anno.
Per fare un altro esempio, una società di spazzaneve riceve un anticipo di $ 10.000 da un cliente in cambio dell'aratura del suo parcheggio in ciascuno dei quattro mesi successivi. L'azienda di aratura registra inizialmente la ricevuta come passività, quindi sposta in modo ragionevole l'importo in un conto delle entrate al tasso di $ 2.500 al mese in ciascuno dei quattro mesi successivi.
