I passaggi nella preparazione di un budget
Molte organizzazioni preparano i budget che utilizzano come metodo di confronto per valutare i risultati effettivi nel corso del prossimo anno. Il processo di preparazione di un budget dovrebbe essere altamente irreggimentato e seguire un programma prestabilito, in modo che il budget completato sia pronto per l'uso entro l'inizio del prossimo anno fiscale. Ecco i passaggi fondamentali da seguire quando si prepara un budget:
Aggiorna le ipotesi di budget . Rivedere le ipotesi sull'ambiente aziendale della società utilizzate come base per l'ultimo budget e aggiornarle se necessario.
Esamina i colli di bottiglia . Determina il livello di capacità del collo di bottiglia principale che impedisce all'azienda di generare ulteriori vendite e definisci in che modo ciò avrà un impatto su qualsiasi ulteriore crescita dei ricavi dell'azienda.
Finanziamenti disponibili . Determinare l'importo più probabile del finanziamento che sarà disponibile durante il periodo di budget, il che potrebbe limitare i piani di crescita.
Punti di costo del passaggio . Determinare se verranno sostenuti costi di passaggio durante il probabile intervallo di attività aziendale nel periodo di budget imminente e definire l'importo di questi costi ea quali livelli di attività verranno sostenuti.
Crea pacchetto budget . Copia in avanti le istruzioni di base per il budget dal pacchetto di istruzioni utilizzato nell'anno precedente. Aggiornalo includendo le spese effettive da inizio anno sostenute nell'anno in corso e annualizza anche queste informazioni per l'intero anno in corso. Aggiungere un commento al pacchetto, indicando le informazioni sui costi dei passaggi, i colli di bottiglia e i limiti di finanziamento previsti per il prossimo anno di bilancio.
Emissione del pacchetto budget . Emetti personalmente il pacchetto di budget, ove possibile, e rispondi a tutte le domande dei destinatari. Indicare anche la data di scadenza per la prima bozza del pacchetto di bilancio.
Ottieni previsioni sui ricavi . Ottenere la previsione dei ricavi dal responsabile delle vendite, convalidarla con il CEO e quindi distribuirla agli altri responsabili di reparto. Usano le informazioni sulle entrate come base per sviluppare i propri budget.
Ottieni i budget del dipartimento . Ottieni i budget da tutti i reparti, verifica la presenza di errori e confrontali con i vincoli di collo di bottiglia, finanziamento e costo dei passaggi. Modifica i budget secondo necessità.
Ottieni richieste di budget di capitale . Convalida tutte le richieste di budget di capitale e inoltrale al team di senior management con commenti e raccomandazioni.
Aggiorna il modello di budget . Immettere tutte le informazioni sul budget nel modello di budget principale.
Rivedi il budget . Incontra il senior management team per rivedere il budget. Evidenzia possibili problemi di vincolo e qualsiasi limitazione causata da problemi di finanziamento. Prendere nota di tutti i commenti fatti dal team di gestione e inoltrare queste informazioni agli autori del budget, con la richiesta di modificare i propri budget.
Elaborare le iterazioni del budget . Tieni traccia delle richieste di modifica del budget in sospeso e aggiorna il modello di budget con nuove iterazioni non appena arrivano.
Emetti il budget . Crea una versione vincolata del budget e distribuiscila a tutti i destinatari autorizzati.
Carica il budget . Carica le informazioni sul budget nel software finanziario, in modo da poter generare il budget rispetto ai rapporti effettivi.
Il numero di passaggi qui annotati può essere eccessivo per un'azienda più piccola, in cui forse solo una persona è coinvolta nel processo. In tal caso, il numero di passaggi può essere notevolmente compresso, al punto che un budget preliminare può essere preparato in un giorno o due.
