Budget a base zero
Panoramica del budget a base zero
Un budget a base zero richiede ai manager di giustificare tutte le loro spese preventivate. Ciò è contrario all'approccio più comune di richiedere solo la giustificazione per le modifiche incrementali al bilancio o i risultati effettivi dell'anno precedente. Pertanto, si presume teoricamente che un manager abbia una linea di base di spesa pari a zero (da cui il nome del metodo di budgeting), indipendentemente dal budget effettivo dell'anno precedente.
In realtà, si presume che un manager abbia un importo minimo di finanziamento per le operazioni dipartimentali di base, al di sopra del quale deve essere giustificato un finanziamento aggiuntivo. L'intento del processo è quello di riorientare continuamente i finanziamenti sugli obiettivi aziendali chiave e di interrompere o ridurre le attività non più correlate a tali obiettivi.
Il flusso del processo di base con budget a base zero è:
Identifica gli obiettivi aziendali
Creare e valutare metodi alternativi per raggiungere ogni obiettivo
Valutare livelli di finanziamento alternativi, a seconda dei livelli di performance pianificati
Stabilisci le priorità
Il concetto di riduzione delle spese a strati può essere utilizzato anche al contrario, in cui si delineano i costi specifici e l'investimento di capitale che saranno sostenuti se si aggiunge un servizio o una funzione aggiuntiva. Pertanto, la direzione può effettuare determinazioni discrete dell'esatta combinazione di costo incrementale e servizio per la propria attività. Questo processo si tradurrà in genere in almeno un livello di servizio minimo, che stabilisce una linea di base dei costi al di sotto della quale è impossibile per un'azienda andare, insieme a varie gradazioni di servizio al di sopra del minimo.
Vantaggi del budget a base zero
Ci sono una serie di vantaggi nell'impostazione del budget a base zero, che includono:
Analisi delle alternative . Il budget a base zero richiede che i manager identifichino modi alternativi per svolgere ciascuna attività (come mantenerla internamente o esternalizzarla), nonché gli effetti dei diversi livelli di spesa. Forzando lo sviluppo di queste alternative, il processo fa sì che i manager considerino altri modi per gestire l'attività.
Inflazione di bilancio . Poiché i manager devono legare le spese alle attività, diventa meno probabile che possano gonfiare artificialmente i loro budget: il cambiamento è troppo facile da individuare.
Comunicazione . Il budget a base zero dovrebbe innescare un dibattito significativo tra il team di gestione sulla missione aziendale e su come raggiungerla.
Elimina le attività non chiave . Una revisione del budget a base zero costringe i manager a decidere quali attività sono più critiche per l'azienda. In questo modo, possono indirizzare le attività non chiave per l'eliminazione o l'outsourcing.
Obiettivo della missione . Poiché il concetto di budget a base zero richiede ai manager di collegare le spese alle attività, sono costretti a definire le varie missioni dei loro dipartimenti, che altrimenti potrebbero essere definite male.
Identificazione della ridondanza . La revisione può rivelare che le stesse attività sono condotte da più dipartimenti, portando all'eliminazione dell'attività al di fuori dell'area in cui la direzione vuole che sia centrata.
Revisione obbligatoria . L'utilizzo regolare del budget a base zero rende più probabile che tutti gli aspetti di un'azienda vengano esaminati periodicamente.
Allocazione delle risorse . Se il processo è condotto tenendo a mente la missione e gli obiettivi aziendali generali, un'organizzazione dovrebbe finire con un forte targeting dei fondi nelle aree in cui sono più necessari.
In breve, molti dei vantaggi del budget a base zero si concentrano su uno sguardo forte e introspettivo alla missione di un'azienda e al modo esatto in cui l'azienda sta allocando le proprie risorse per raggiungere quella missione.
Svantaggi del budget a base zero
Il principale svantaggio del budget a base zero è il livello eccezionalmente elevato di impegno richiesto per indagare e documentare le attività del dipartimento; questo è un compito difficile anche una volta all'anno, che fa sì che alcune entità utilizzino la procedura solo una volta ogni pochi anni, o quando ci sono cambiamenti significativi all'interno dell'organizzazione. Un'altra alternativa è richiedere l'uso del budget a base zero su base continuativa attraverso diverse parti di un'azienda per diversi anni, in modo che la direzione possa occuparsi di meno revisioni di questo tipo all'anno. Altri svantaggi sono:
Burocrazia . La creazione di un budget a base zero da zero su base continuativa richiede un'enorme quantità di analisi, riunioni e rapporti, il che richiede personale aggiuntivo per gestire il processo.
Gioco . Alcuni manager possono tentare di distorcere i loro rapporti di budget per concentrare le spese nelle attività più vitali, assicurandosi così che i loro budget non vengano ridotti.
Giustificazioni intangibili . Può essere difficile determinare o giustificare i livelli di spesa per le aree di un'azienda che non producono risultati "concreti" tangibili. Ad esempio, qual è l'importo corretto della spesa di marketing e quanto dovrebbe essere investito in attività di ricerca e sviluppo?
Tempo manageriale . La revisione operativa richiesta dal budget a base zero richiede una notevole quantità di tempo di gestione.
Formazione . I manager richiedono una formazione significativa nel processo di budgeting a base zero, che aumenta ulteriormente il tempo richiesto ogni anno.
Velocità di aggiornamento . Lo sforzo aggiuntivo richiesto per creare un budget a base zero rende ancora meno probabile che il team di gestione riveda il budget su base continua per renderlo più pertinente alla situazione competitiva.
