Come identificare l'inventario obsoleto

Il modo più semplice per identificare l'inventario obsoleto senza un sistema informatico è lasciare i tag di conteggio dell'inventario fisico su tutti gli articoli dell'inventario dopo il completamento del conteggio fisico annuale. Le etichette attaccate a tutti gli articoli utilizzati durante l'anno successivo verranno gettate via al momento dell'uso, lasciando solo gli articoli inutilizzati più vecchi ancora etichettati entro la fine dell'anno. È quindi possibile visitare il magazzino per vedere se è necessario creare una riserva di obsolescenza per loro. Tuttavia, i tag possono cadere o essere strappati dagli elementi dell'inventario, specialmente se c'è un alto livello di traffico nei contenitori vicini. Sebbene il nastro aggiuntivo ridurrà questo problema, è probabile che nel tempo si verificherà una perdita di tag.

È probabile che anche un rudimentale sistema computerizzato di tracciabilità dell'inventario registri l'ultima data in cui un numero di parte specifico è stato rimosso dal magazzino per la produzione o la vendita. In tal caso, è facile utilizzare uno scrittore di report per estrarre e ordinare queste informazioni, ottenendo un report che elenca tutto l'inventario, a partire dai prodotti con la data di "ultimo utilizzo" più vecchia. Ordinando il report con la data dell'ultimo utilizzo meno recente elencata per prima, è possibile ottenere rapidamente un elenco di elementi che richiedono ulteriori indagini per una potenziale obsolescenza. Tuttavia, questo approccio non fornisce una prova sufficiente che un articolo non sarà mai più utilizzato, poiché potrebbe essere un componente essenziale di un articolo che non è stato programmato per la produzione da un po 'di tempo, o una parte di servizio per la quale la domanda è bassa.

Una versione avanzata del rapporto "ultimo utilizzo" confronta i prelievi totali di inventario con l'importo disponibile, che di per sé può essere un'informazione sufficiente per condurre una revisione dell'obsolescenza. Elenca inoltre l'utilizzo pianificato, che richiede informazioni da un sistema di pianificazione del fabbisogno di materiali e che informa su eventuali requisiti di utilizzo imminenti. Viene inoltre elencato un costo esteso per ogni articolo, al fine di fornire agli utenti del report un'idea della cancellazione che potrebbe verificarsi se un articolo viene dichiarato obsoleto.

Se un sistema informatico include una distinta base, è molto probabile che generi anche un rapporto "dove utilizzato", elencando tutte le distinte base per le quali viene utilizzato un articolo di magazzino. Se non è elencato "dove usato" nel report per un articolo, è probabile che una parte non sia più necessaria. Questo rapporto è più efficace se le distinte base vengono rimosse dal sistema informatico o disattivate non appena i prodotti vengono ritirati dal mercato; questo rivela più chiaramente quegli elementi dell'inventario che non sono più necessari.

Un ulteriore approccio per determinare se una parte è obsoleta è la revisione degli ordini di modifica tecnica. Questi documenti mostrano che quelle parti sono state sostituite da altre diverse, così come quando è previsto che il passaggio abbia luogo. È quindi possibile cercare nel database dell'inventario per vedere quante delle parti sostituite sono ancora disponibili, che possono quindi essere sommate, ottenendo un'altra variazione sulla quantità di inventario obsoleto a disposizione.

Un'ultima fonte di informazioni è il rapporto sull'inventario obsoleto del periodo precedente. Il personale contabile dovrebbe tenere traccia di queste voci e notificare alla direzione quelle per le quali non vi è attività di disposizione.

Per far funzionare uno qualsiasi di questi sistemi di revisione, è necessario creare politiche e procedure nonché date di revisione pianificate in corso. In questo modo, è molto probabile che le revisioni dell'obsolescenza diventino una parte normale delle attività di un'azienda. In particolare, si consideri una politica incaricata dal Consiglio di condurre almeno trimestrali revisioni dell'obsolescenza, che offre alla direzione l'opportunità di individuare gli articoli prima che diventino troppo vecchi per essere smaltiti a un prezzo ragionevole. Un'altra politica del Consiglio dovrebbe affermare che la direzione cercherà e smaltirà attivamente i prodotti in lavorazione o finiti con un livello di qualità inaccettabile. In questo modo si evita che le merci vengano immagazzinate in magazzino in primo luogo.

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