Ordine permanente

Un ordine permanente è un'autorizzazione ricorrente all'acquisto o al pagamento. Il concetto può applicarsi sia all'area acquisti che a quella debiti, dove le differenze sono le seguenti:

  • Acquisti . Un ordine di acquisto ricorrente, che può essere definito un ordine di acquisto principale, viene emesso a un fornitore che autorizza consegne ricorrenti all'acquirente. Questo accordo specifica in genere i prezzi da pagare e le quantità da consegnare in uno specifico periodo di acquisto. Al venditore potrebbe essere richiesto di attendere l'invio di specifiche autorizzazioni da parte dell'acquirente, o semplicemente di effettuare consegne periodiche.
  • Debiti . Ai fornitori vengono effettuati pagamenti ricorrenti di pari importo. Questo approccio è comunemente utilizzato per obblighi contrattuali, come pagamenti mensili per assicurazioni, affitto, prestiti e tariffe di parcheggio. Questo è in genere sotto forma di istruzioni con la banca dell'acquirente di emettere pagamenti a intervalli regolari sul conto bancario del venditore. Le informazioni su un ordine permanente sono comunemente annotate su un modulo di autorizzazione richiesto dalla banca dell'acquirente.

Gli ordini permanenti possono aumentare l'efficienza di un'azienda replicando acquisti e pagamenti, piuttosto che richiedere l'avvio di singole transazioni ogni volta che deve essere effettuato un acquisto o un pagamento. In questo modo si riduce notevolmente la quantità di scartoffie associata. Il pericolo nell'usarli è che possono durare troppo a lungo, in modo che gli acquisti possano continuare a essere effettuati dopo che non sono più necessari o i pagamenti effettuati dopo che non vi è più l'obbligo di farlo. Di conseguenza, le date di cessazione degli ordini permanenti devono essere costantemente monitorate.

Un'altra preoccupazione è che entrambi i tipi di ordine permanente possono creare un obbligo significativo per un'azienda, quindi limitare strettamente il numero di dipendenti autorizzati a emetterli.

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