Applicazione automatica di contanti

Quando un'azienda riceve ogni giorno un gran numero di pagamenti da parte dei clienti, può essere abbastanza difficile per il cassiere applicare tempestivamente le ricevute a conti aperti. In tal caso, i depositi potrebbero subire ritardi. Il processo di richiesta di cassa può essere sostanzialmente compresso mediante l'uso di un'applicazione di cassa automatica.

L'applicazione di cassa automatica richiede che l'operatore del lockbox utilizzi un feed di dati per inoltrare alla società le informazioni di riconoscimento dei caratteri dell'inchiostro magnetico (MICR) da ogni assegno ricevuto presso il lockbox, nonché l'importo totale del pagamento. Il software dell'applicazione di cassa utilizza una tabella decisionale per decidere come applicare questi pagamenti all'apertura di conti attivi. Il processo decisionale automatizzato generalmente segue questi passaggi:

  1. Abbina il numero di conto bancario mostrato nelle informazioni MICR di ogni assegno al cliente corretto. Questo accede al record cliente corretto dei conti attivi aperti.
  2. Abbina i pagamenti solo alle fatture in cui l'importo del pagamento corrisponde esattamente all'importo della fattura.
  3. Dei pagamenti rimanenti, associa solo contanti alle fatture in cui l'importo in contanti corrisponde all'importo esatto di diverse fatture appena scadute.
  4. Elimina tutti i pagamenti rimanenti per la verifica manuale.

La tabella delle decisioni può contenere regole più sofisticate, come l'applicazione di contanti se gli importi dei pagamenti non includono gli elementi dell'imposta sul trasporto e / o sulle vendite di una fattura. Quando un'azienda esamina i pagamenti espulsi dal sistema, può modificare gradualmente la tabella decisionale per aumentare il numero di richieste di cassa automatiche. Tuttavia, la varietà di detrazioni adottate rende improbabile che sarà mai possibile automatizzare completamente il processo di richiesta di cassa. Tuttavia, l'applicazione automatica del contante può migliorare notevolmente la velocità con cui viene applicato il contante.

Una volta che le applicazioni di cassa sono state eseguite, il software registra questi pagamenti nel modulo incassi nel software di contabilità dell'azienda. Se il sistema di applicazione di cassa automatica è un'applicazione stand-alone, significa che gli aggiornamenti devono essere portati nel software di contabilità tramite un'interfaccia personalizzata.

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