Il manuale degli standard di controllo

Quando un processo viene costruito per la prima volta, il personale dell'audit interno viene generalmente consultato e consigliano di installare determinati punti di controllo per proteggersi da vari rischi. Il problema è che i manager delle unità aziendali non sono altrettanto esperti nelle ragioni dei controlli, e quindi potrebbero essere tentati di eliminarne alcuni nel loro perseguimento di processi più snelli. Il risultato potrebbe effettivamente essere sistemi più efficienti, ma a costo di avere sistemi più rischiosi.

Per evitare che questo armeggiamento si verifichi, prendere in considerazione la creazione di un manuale sugli standard di controllo per i responsabili delle unità aziendali. Questo manuale definisce gli obiettivi di controllo che devono essere raggiunti da ciascun processo e le fasi specifiche della procedura necessarie per garantire che tali obiettivi siano raggiunti. Un manuale più completo potrebbe anche descrivere come i vari passaggi della procedura si interbloccano per fornire controlli sovrapposti, nonché cosa può accadere se uno qualsiasi dei punti di controllo viene rimosso dal sistema. Ci possono essere anche diagrammi di flusso nel manuale che danno un punto di vista più visivo su come fluiscono i processi, così come i moduli che devono essere utilizzati nelle varie fasi del processo e qualsiasi rapporto emesso come parte del processo.

Sebbene un manuale di standard di controllo possa essere uno dei documenti meno energici che un manager di un'unità aziendale può essere costretto a leggere, la sua importanza dovrebbe essere continuamente sottolineata, in modo che i manager comprendano che devono seguirlo o rischiano la censura da parte del personale di audit interno. Si spera che il risultato possa essere un insieme di controlli applicati in modo coerente in tutta l'organizzazione.