Definizione del libro paga

Il libro paga è il processo che fornisce un compenso ai dipendenti per i loro sforzi per conto di un'azienda. Di solito è gestito dal reparto contabilità o dal reparto risorse umane. Molte organizzazioni ora affidano in outsourcing la maggior parte dell'elaborazione delle loro buste paga a una terza parte specializzata in questa attività. La funzione di elaborazione delle buste paga prevede i seguenti passaggi:

  1. Raccogli informazioni sulle ore lavorate . I lavoratori che vengono pagati su base oraria inviano le loro ore lavorate, di solito attraverso un sistema di cronometraggio come un orologio di cronometraggio, un orologio computerizzato, un sito di monitoraggio del tempo basato su Internet o persino un telefono cellulare. Questo non è necessario per quei dipendenti che ricevono uno stipendio, poiché vengono pagati un importo fisso in ogni periodo di tempo.

  2. Ottenere l'approvazione delle ore lavorate . I supervisori dei lavoratori orari esaminano le informazioni sull'orario presentate e approvano le ore lavorate o chiedono ai dipendenti di correggere gli errori.

  3. Calcola la paga . Per i lavoratori che sono retribuiti su base oraria, moltiplicare le ore lavorate per la loro retribuzione oraria, aggiustata per gli straordinari, i differenziali salariali per i turni lavorati o la retribuzione dei dazi pericolosi. Questo è un importo standard per i dipendenti stipendiati. Il risultato di questo passaggio è la retribuzione lorda dovuta a ciascun dipendente.

  4. Calcola le detrazioni . Calcolare le detrazioni fiscali di previdenza sociale e medicare dalla retribuzione lorda, nonché qualsiasi altra detrazione per ritenute fiscali sul reddito, pensioni, assicurazione medica, quote sindacali, contributi di beneficenza e così via. Il risultato di questo passaggio è la retribuzione netta dovuta a ciascun dipendente.

  5. Crea pagamenti . Ciò di solito comporta l'immissione delle informazioni sulla retribuzione in un sistema informatico o l'invio a un elaboratore di buste paga di terze parti, il che si traduce in assegni paga, pagamenti di deposito diretto o pagamenti in una carta di debito del libro paga.

Esiste un rischio considerevole di pesanti sanzioni imposte dal governo se le tasse sui salari e le relative ritenute non vengono rimesse al governo in conformità con un rigoroso programma di pagamento. Questa è una delle principali preoccupazioni per i proprietari di piccole imprese, poiché i pagamenti in contanti devono essere effettuati in tempo. Un buon modo per evitare il rischio di perdere queste rimesse fiscali è affidare il libro paga a un servizio di elaborazione delle buste paga di terze parti, che rimette i fondi per conto dell'azienda.

Esiste una varietà di best practice per le buste paga che possono essere applicate alla razionalizzazione del processo di gestione delle retribuzioni, che altrimenti può essere un processo dispendioso in termini di tempo che richiede una quantità eccessiva di tempo per il personale e che può causare un gran numero di errori.

Il concetto di libro paga può essere esteso al pagamento degli appaltatori, sebbene questi pagamenti siano effettuati attraverso il sistema di contabilità fornitori piuttosto che il sistema di libro paga.

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