Il catalogo acquisti on-line

Quando un dipendente desidera acquistare qualcosa, l'approccio tradizionale consiste nel compilare un modulo di richiesta di acquisto e inviarlo al reparto acquisti. Il personale addetto agli acquisti indaga dove può ottenere l'articolo richiesto al prezzo più basso, quindi emette un ordine di acquisto al cliente selezionato. Una volta che il fornitore consegna la merce ed emette una fattura, il personale della contabilità fornitori dell'azienda deve abbinare la fattura all'ordine di acquisto iniziale e alla prova del ricevimento, quindi emette un pagamento. Questo processo è estremamente complicato, che può essere evitato utilizzando un catalogo elettronico degli acquisti.

Quando i dipendenti hanno accesso a un catalogo acquisti in linea, possono visualizzare un elenco standardizzato di prodotti che sono stati esaminati e approvati in anticipo dal personale addetto agli acquisti ed effettuare ordini tramite il sistema. Il sistema crea quindi un ordine di acquisto elettronico e lo inoltra al fornitore indicato, insieme a un'autorizzazione all'acquisto globale pre-approvata. Una volta che il fornitore inoltra la merce richiesta all'azienda, il personale ricevente richiama l'ordine su una postazione di lavoro e verifica che l'articolo ordinato sia stato evaso. Il sistema quindi contrassegna il personale della contabilità fornitori affinché paghi il fornitore.

Utilizzando un catalogo acquisti online, si ottengono i seguenti vantaggi:

• Documenti . Tutti i documenti utilizzati internamente per richiedere, ordinare e pagare gli acquisti vengono eliminati.
• Acquisti concentrati . La maggior parte degli acquisti viene indirizzata a un piccolo numero di fornitori preselezionati, il che significa che la società potrebbe avere diritto a sconti sul volume.

Tuttavia, potrebbe essere necessaria una certa programmazione del sistema per impostare gli acquisti in linea e gli ordini di acquisto globali dovrebbero essere impostati in anticipo, il che rende questa soluzione meno conveniente per le aziende più piccole. Inoltre, funziona meglio per acquisti accidentali, piuttosto che per l'acquisizione di materie prime, che potrebbe richiedere un sistema di gestione dei materiali più dettagliato.