Come registrare un deposito restituito su una riconciliazione bancaria

Un deposito restituito si verifica quando una società deposita un assegno presso la propria banca e la banca rifiuta di depositare il relativo importo in contanti sul conto bancario della società. Ciò può accadere per i seguenti motivi:

• La banca sulla quale è stato originariamente prelevato l'assegno rifiuta l'assegno. Ciò accade quando il conto su cui è stato prelevato l'assegno contiene meno contanti liberi rispetto all'importo indicato sull'assegno.

• C'è un errore sull'assegno, ad esempio una firma, una data, un nome del beneficiario o un importo mancanti.

• L'assegno è stato emesso su una banca situata in un altro paese, il che di solito si traduce in un rifiuto automatico.

Ogni volta che viene restituito un deposito, la banca non lo include come fonte di contanti nell'estratto conto di fine mese che invia alla società. Se la società aveva già registrato il deposito nel conto in contanti nei propri registri (come praticamente sempre accade prima di effettuare un deposito bancario), deve stornare tale deposito nei propri registri. In caso contrario, il saldo contabile del contante sarà superiore al saldo bancario del contante, con la differenza dell'importo del deposito restituito.

Lo storno del deposito viene in genere gestito tramite il modulo incassi del software di contabilità dell'azienda, che accrediterà il conto contanti e addebiterà il conto clienti (supponendo che i relativi pagamenti con assegno riguardassero fatture in sospeso dovute dai clienti).

Inoltre, la banca probabilmente addebiterà una commissione di servizio relativa al deposito restituito, sebbene tale importo possa essere aggiunto alla commissione di servizio totale per il mese. La società deve registrare la commissione come credito sul conto in contanti e come addebito su un conto spese.

Il personale addetto al ritiro deve essere informato di tutti gli assegni restituiti, in modo che possa contattare immediatamente i relativi clienti per assicurarsi che vengano effettuati i pagamenti sostitutivi.