Il processo di approvazione della fattura
Le approvazioni dovrebbero essere evitate il più possibile nel processo di contabilità fornitori. C'è un collo di bottiglia significativo nell'attesa che un manager approvi una fattura, quindi usa quante più alternative possibili. Per esempio:
Utilizza l'ordine di acquisto come approvazione . Se il reparto acquisti ha già emesso un ordine di acquisto, l'ordine di acquisto stesso dovrebbe essere una prova sufficiente che una fattura può essere pagata.
Elimina le approvazioni per piccole quantità . Stabilire un importo soglia per la fattura, al di sotto del quale non è necessaria un'approvazione.
Usa approvazioni negative . Invia una copia della fattura a un approvatore, con le istruzioni per rispondere solo se c'è un problema con la fattura. Il personale della contabilità fornitori presumerà che tutte le altre fatture siano state approvate per impostazione predefinita.
Ottieni le approvazioni di persona . Se è assolutamente necessario ottenere un'approvazione, chiedi a un contabile di consegnare manualmente la fattura, rispondere a qualsiasi domanda posta dall'approvatore e riportare la fattura firmata. Ciò richiede tempo, ma garantisce che le fatture vengano restituite in modo tempestivo.
