Modello di contabilità generale
Una contabilità generale è un file composto dai conti utilizzati per registrare le transazioni commerciali di un'organizzazione. La contabilità generale ha un modello definito in modo specifico, che viene utilizzato per organizzare la miriade di transazioni che possono essere memorizzate nel file. Il modello può variare leggermente in base al pacchetto software di contabilità, ma di solito include i seguenti campi:
Numero di conto . Questo è il designatore principale di un account. Sono disponibili numerose configurazioni del numero di conto, ad esempio due cifre per un codice azienda, altre due cifre per un codice reparto all'interno di ciascuna azienda e altre tre cifre per una specifica attività, passività, patrimonio netto, entrate o voce di spesa all'interno di ciascuna Dipartimento.
Nome account . Questo è il nome di ogni account. Normalmente è impostato in un file separato e appare automaticamente nella contabilità generale quando viene immesso un numero di conto.
Debito . Questo è il campo in cui viene inserita la parte di addebito di una voce.
Credito . Questo è il campo in cui viene inserita la parte di credito di una voce.
Numero di transazione . Un numero di transazione viene inserito come parte di ogni transazione, possibilmente anche con un identificatore che descrive il tipo di attività da registrare. Ad esempio, un numero di transazione di registrazione a giornale può essere preceduto da "JE" mentre un'entrata di contanti immessa tramite il sistema di incassi può essere preceduta da "CR".
Totali . È presente una riga dei totali nella parte inferiore di ogni dettaglio del conto, che indica il totale dell'addebito e del totale del credito alla data di contabilità generale. Potrebbe anche esserci un totale parziale calcolato a destra degli altri campi di contabilità generale, che indica il saldo del conto finale a ogni transazione.
La maggior parte dei libri contabili consente anche l'inserimento di informazioni sul budget. Queste informazioni possono essere memorizzate in un file separato e appaiono nel bilancio solo quando i rendiconti utilizzano un budget rispetto al formato effettivo.