Concetti di contabilità senza carta
La contabilità senza carta implica l'elaborazione delle transazioni interamente elettronica, senza che la carta sia coinvolta in alcun processo aziendale. Lo scopo è semplificare i processi, ridurre i tassi di errore delle transazioni ed eliminare l'archiviazione dei documenti. Tuttavia, questo è più un concetto che una realtà nella maggior parte delle organizzazioni. Invece, le aziende tendono a muoversi nel tempo nella direzione generale delle operazioni senza carta, implementando una serie di miglioramenti senza carta ai sistemi esistenti. Il modo più semplice per farlo è affidare in outsourcing alcuni processi a terze parti che hanno ideato soluzioni paperless. Per esempio:
Rendicontazione delle spese . Una delle opzioni più popolari senza carta è quella di far accedere i dipendenti a un sito Web specializzato nel rimborso delle note spese. Inseriscono le informazioni sulla nota spese secondo necessità, inoltrano le versioni elettroniche delle ricevute se richiesto dal sistema e vengono pagati da ACH. Nessun lavoro di ufficio raggiunge mai l'azienda.
Lockbox . I clienti possono inviare pagamenti tramite assegno a una cassetta di sicurezza gestita dalla banca di un'azienda. La banca esegue la scansione degli assegni e pubblica queste informazioni su un sito Web protetto, a cui il cassiere dell'azienda accede ogni giorno per estrarre le informazioni di pagamento.
Libro paga . I dipendenti possono inserire il loro tempo lavorato attraverso un portale online, dopodiché il fornitore elabora le buste paga ed emette un pagamento ACH ai dipendenti.
Debiti . Il personale addetto ai debiti può inserire i debiti in un sito web controllato dalla banca, designare quali elementi devono essere pagati e chiedere alla banca di emettere pagamenti ACH.
È anche possibile avere una contabilità senza carta con processi interni, sebbene ciò sia solitamente possibile solo quando è in atto un sistema a livello aziendale. In tal caso, le transazioni possono essere avviate in altri reparti e il sistema notifica automaticamente al personale contabile che è necessario intraprendere un'azione. Ad esempio, il reparto spedizioni spedisce le merci e il software notifica all'addetto alla fatturazione di emettere una fattura; nessun avviso di spedizione cartaceo viene inviato all'addetto alla fatturazione.
È anche possibile impegnarsi in una certa misura nella contabilità senza carta, scansionando i documenti in un database in linea, che è quindi collegato a transazioni specifiche nel sistema contabile. Tuttavia, la scansione può richiedere una notevole quantità di lavoro e i documenti originali possono ancora essere conservati. Di conseguenza, la digitalizzazione dei documenti esistenti non affronta realmente il concetto centrale della contabilità senza carta, che è di non avere documenti per cominciare.
