La chiusura virtuale

Una chiusura virtuale implica l'uso di sistemi contabili completamente integrati a livello aziendale per produrre rendiconti finanziari in qualsiasi momento, su richiesta. Questo approccio richiede non solo sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), ma anche un grande sforzo per garantire che le informazioni sottostanti siano corrette. L'investimento richiesto è così grande che raramente si vede una chiusura virtuale nelle aziende più piccole. La chiusura virtuale richiede un'attenzione particolare alle seguenti aree:

• Contabilità centralizzata . È quasi impossibile ottenere una chiusura virtuale senza una grande centralizzazione della contabilità combinata con il software ERP. Al contrario, ciò significa che non è possibile avere operazioni contabili sparse in tutta l'azienda che operano su software di contabilità diversi.
• Contabilità standardizzata . Le transazioni commerciali devono essere definite e trattate allo stesso modo ovunque. In caso contrario, il personale contabile deve dedicare tempo all'indagine sulle irregolarità delle operazioni presentate dalle varie società controllate.
• Monitoraggio degli errori . Eventuali errori riscontrati devono essere rintracciati e le cause sottostanti eliminate. Altrimenti, ci sono troppi problemi con il bilancio di chiusura virtuale per fare molto affidamento su di essi.

I risultati di una chiusura virtuale potrebbero non essere completamente accurati, poiché alcuni ratei di spesa, allocazioni dei costi e riserve sono difficili da automatizzare.

Una chiusura virtuale differisce da una chiusura morbida in quanto la chiusura morbida richiede un numero limitato di passaggi di chiusura; e a causa di questi passaggi di chiusura, la chiusura graduale viene solitamente utilizzata solo a fine mese. Poiché una chiusura virtuale è essenzialmente automatizzata, non ci sono passaggi di chiusura, il che consente di eseguire rendiconti finanziari per qualsiasi periodo di tempo; pertanto, sono possibili rendiconti finanziari giornalieri.

La spesa e lo sforzo a lungo termine necessari per creare una chiusura virtuale non sono un buon investimento in settori a crescita più lenta dove c'è poca nuova concorrenza e i cicli dei prodotti sono lunghi. Tuttavia, questo costo può essere utile nella situazione inversa, in cui l'ambiente aziendale sta cambiando con grande rapidità e la direzione può utilizzare i rendiconti finanziari giornalieri per apportare correzioni continue alla direzione generale dell'attività. Tuttavia, anche in quest'ultimo caso, una chiusura virtuale vale lo sforzo solo se la direzione intende effettivamente utilizzare le informazioni per prendere decisioni in modo tempestivo; in caso contrario, un processo di chiusura più tradizionale potrebbe essere una soluzione migliore e meno costosa.