Progettazione del sistema contabile
La progettazione dei sistemi contabili
Il sistema contabile è essenzialmente un database di informazioni sulle transazioni commerciali. L'uso principale di un database è come fonte di informazioni, quindi il sistema di contabilità deve essere progettato in modo che sia conveniente nel fornire le informazioni necessarie. I fattori chiave nella progettazione del sistema contabile sono i seguenti:
Entrata singola o doppia . Un'azienda molto piccola opera semplicemente registrando incassi e pagamenti nel proprio libretto degli assegni. Questo è noto come sistema a voce singola ed è adeguato solo quando un imprenditore non ha interesse a conoscere l'ammontare delle attività e delle passività detenute da un'azienda. Il sistema a ingresso unico è estremamente semplicistico, ma può essere adeguato. Il sistema a partita doppia è progettato per registrare non solo vendite e spese, ma anche attività, passività e patrimonio netto, fornendo così molte più informazioni. Il sistema a doppia entrata richiede più abilità nella registrazione delle transazioni ed è utilizzato da tutte le organizzazioni più grandi.
Contante o competenza economica . La base della contabilità per cassa registra le transazioni solo quando il denaro viene ricevuto o speso, mentre la base per competenza registra le transazioni quando dovrebbero essere rilevate, indipendentemente dalle variazioni della liquidità. La base di competenza è necessaria per essere conforme a qualsiasi quadro contabile, come i principi contabili generalmente accettati o gli International Financial Reporting Standard. Se in futuro prevedi di aver bisogno di rendiconti finanziari certificati, utilizza la contabilità per competenza.
Struttura del codice conto . La struttura del codice account è la designazione numerica o alfanumerica assegnata a ciascun account in cui sono memorizzate le informazioni. Un codice account lungo, ad esempio uno con sette o più cifre, consente una grande quantità di registrazioni specifiche. Tuttavia, richiede anche più lavoro da mantenere e vi è un rischio maggiore che le informazioni vengano codificate in modo errato negli account sbagliati. Pertanto, è generalmente meglio mantenere al minimo la complessità (ovvero la lunghezza) della struttura del codice account. Le organizzazioni più piccole potrebbero scoprire che una struttura del codice account a tre cifre è sufficiente per registrare le informazioni, mentre le entità multidivisione più grandi possono richiedere strutture del codice notevolmente più complesse.
Accounts used. You must decide which accounts to create. At a minimum (for a double entry accrual system) you will need accounts for cash, accounts receivable, inventory, fixed assets, accounts payable, accrued liabilities, equity, revenue, cost of goods sold, and administrative expenses. However, even a smaller business needs several times this number of accounts in order to keep adequate track of its operations. In particular, it will likely be necessary to maintain a number of different expense accounts, in order to more closely examine expenses.
Rappresentanza divisionale . Un'azienda più grande può adottare una serie di conti standard e replicarli per ciascuna delle sue filiali. Ciò può essere necessario anche per singole linee di prodotti o strutture. Questo livello di dettaglio dettagliato è particolarmente comune quando un'azienda gestisce un sistema di determinazione dei costi basato sulle attività.
Rapporti . Le informazioni memorizzate nel sistema contabile devono essere aggregate in un sistema di report che vengono utilizzati per presentare i risultati finanziari e la posizione di un'azienda o per fornire report più specifici sui risultati finanziari. Molti di questi report sono preconfezionati con pacchetti software di contabilità, sebbene un'azienda possa avere esigenze speciali che richiedono report personalizzati.
Procedure . Un sistema di contabilità non è operativo fino a quando non sono in atto una serie di procedure che mostrano agli utenti come deve essere utilizzato il sistema. Le più comuni di queste procedure sono solitamente documentate in dettaglio e impartite ai dipendenti attraverso sessioni di formazione formale.
Controlli . Sono necessari numerosi controlli contabili per garantire che un sistema contabile funzioni nel modo previsto. Tali controlli saranno specifici dell'azienda e potranno richiedere la partecipazione dei revisori della società o di un consulente esterno per garantire che l'insieme dei controlli installati sia appropriato per le operazioni aziendali.
Molte delle questioni appena rilevate sono così fondamentali che è necessario risolverle fin dall'inizio, o correre il rischio di dover ricostruire l'intero sistema contabile in un secondo momento per accogliere le modifiche necessarie. In particolare, è meglio adottare immediatamente un sistema di contabilità in partita doppia e contabilità per competenza.
