Come scrivere una registrazione prima nota contabile
Una registrazione a giornale è un metodo utilizzato per inserire una transazione contabile nei record contabili di un'azienda. Ogni registrazione a giornale deve generare almeno due registrazioni uguali e di compensazione. Questo perché ogni transazione comporta una modifica in almeno due punti delle registrazioni contabili e il totale di tutti i debiti e gli accrediti deve essere bilanciato. Per esempio:
Quando si registra una fattura fornitore, aumenta sia un conto spese che un conto conti fornitori (passività)
Quando si registra una fattura cliente, vengono aumentati sia i ricavi che l'account della contabilità clienti (asset)
Quando si acquista un cespite, aumenta il conto delle immobilizzazioni e diminuisce il conto in contanti
Quando paghi i dipendenti, aumenta la spesa salariale e riduce il conto in contanti
Il formato di una registrazione a giornale prevede che la prima colonna contenga il nome / numero del conto in cui viene effettuata la registrazione, la seconda colonna contenga l'importo del debito immesso e la terza colonna contenga l'importo del credito immesso. Il nome / numero dell'account da accreditare è rientrato. È anche utile includere un numero di identificazione univoco della voce del diario e la data della voce, nonché una breve descrizione narrativa. Se è presente un numero elevato di registrazioni a giornale, è possibile includere anche un blocco della firma di approvazione, nonché una firma e un blocco della data per la persona che inserisce la registrazione a giornale nel software di contabilità. Il formato di una registrazione a giornale di base è:
