Indicare la data di scadenza sulle fatture

Può essere piuttosto complesso per un cliente calcolare la data di scadenza di una fattura. Il cliente deve individuare la data della fattura (che potrebbe trovarsi in uno dei diversi punti della fattura), nonché i termini di pagamento (che potrebbero non essere adiacenti alla data della fattura), quindi calcolare la data di scadenza in base a questi due elementi di informazione. Pertanto, se la data della fattura è il 15 aprile e i termini di pagamento sono 30 netti, la data di scadenza da inserire nel software della contabilità fornitori è il 15 maggio. In breve, se il cliente non esamina attentamente la fattura, ci sono buone probabilità che verrà inserita una data di scadenza errata, il che influirà sul momento in cui l'azienda viene pagata.

A peggiorare le cose, la maggior parte dei sistemi di contabilità fornitori utilizza per impostazione predefinita la data corrente come data della fattura e la combina con i termini di pagamento memorizzati nel file anagrafico del cliente per arrivare a una data di scadenza calcolata. Poiché la data corrente è sempre successiva alla data della fattura, ciò significa che l'azienda verrà pagata in ritardo.

La soluzione a questo problema è indicare la data esatta in cui è dovuto il pagamento sulla fattura, in grassetto grande e nella sua casella in una posizione ben visibile sulla pagina. In questo modo è molto meno probabile che il cliente ignori l'immissione della data di scadenza nel software di contabilità fornitori. Meglio ancora, non elencare alcun termine di pagamento sulla fattura, ma solo la data di scadenza; presentare meno informazioni rende più probabile che il cliente individui la data di scadenza sulla fattura.