Controlli della contabilità fornitori
I controlli della contabilità fornitori sono utilizzati per mitigare il rischio di perdite nella funzione debiti. I controlli sui debiti sono aggregati in tre categorie generali, che stanno verificando l'obbligo di pagamento dell'azienda, inserendo i dati dei debiti nel sistema informatico e pagando i fornitori. I controlli sono i seguenti:
Obbligo di pagare i controlli
La verifica dell'obbligo di pagamento può essere effettuata attraverso uno dei numerosi controlli possibili. Loro sono:
Approvazione della fattura . La persona in grado di autorizzare il pagamento indica la sua approvazione di una fattura fornitore. Tuttavia, questo è in realtà un controllo relativamente debole se l'approvatore vede solo la fattura del fornitore, poiché non c'è modo di sapere se i beni o servizi sono stati ricevuti o se i prezzi applicati erano quelli originariamente concordati dalla società. L'approvatore potrebbe anche voler sapere quale conto di contabilità generale verrà addebitato. Di conseguenza, è meglio che il personale addetto ai debiti raccolga prima la fattura del fornitore, autorizzi l'ordine di acquisto e riceva la documentazione in un pacchetto, quindi stampi la fattura con un blocco di firma che includa il numero di conto da addebitare, quindi chieda all'approvatore rivederlo. Questo approccio fornisce ai revisori una serie completa di informazioni con cui lavorare.
Approvazione dell'ordine di acquisto . L'ufficio acquisti emette un ordine di acquisto per ogni acquisto effettuato. In tal modo, il personale addetto agli acquisti, in sostanza, approva tutte le spese prima che siano state effettuate, il che potrebbe impedire che alcune spese si verifichino. Poiché questo controllo comporta una notevole quantità di lavoro da parte del personale addetto agli acquisti, è probabile che chieda ai dipendenti di richiedere articoli su un modulo di richiesta di acquisto formale.
Completa una partita a tre . Il personale addetto ai debiti abbina la fattura del fornitore al relativo ordine di acquisto e alla prova di ricevimento prima di autorizzare il pagamento. Questo approccio sostituisce la necessità di approvazione della singola fattura, poiché l'approvazione si basa invece sull'ordine di acquisto. È anche meglio che approvare solo in base all'ordine di acquisto, poiché verifica anche il ricevimento della merce. Tuttavia, è anche dolorosamente lento e può rompersi se mancano i documenti.
Ricerca manuale dei pagamenti duplicati. Un sistema informatizzato dei debiti effettua una ricerca automatica dei numeri di fattura duplicati. Questo è un compito molto più difficile in un sistema di contabilità interamente manuale. In questo caso, l'addetto alla contabilità fornitori può cercare nel file del fornitore e nel file delle fatture non pagate per vedere se una fattura appena ricevuta da un fornitore è già stata pagata. In molte situazioni, il volume delle fatture dei fornitori in entrata rende tutto ciò così difficile che il personale pagante abbandona qualsiasi tentativo di identificare le fatture duplicate e accetta semplicemente che occasionalmente pagherà tali articoli.
Controlli di immissione dati
Esistono diversi modi per garantire che tutte le fatture fornitore siano state inserite nel sistema di contabilità fornitori, sebbene questi controlli abbiano diversi gradi di successo. I controlli sono:
Registrare dopo l'approvazione . Questo controllo obbliga il personale della contabilità fornitori a verificare l'approvazione di ogni fattura prima di immetterla nel sistema.
Registrare prima dell'approvazione . Questo controllo attribuisce maggiore priorità al pagamento dei fornitori rispetto all'ottenimento delle autorizzazioni al pagamento, poiché ogni fattura ricevuta viene registrata immediatamente nel sistema dei debiti. Questo controllo funziona meglio quando gli ordini di acquisto sono già stati utilizzati per autorizzare un acquisto.
Adottare una linea guida per la numerazione delle fatture . Forse il problema più grande nell'area dell'immissione dei dati sui debiti è rappresentato dai pagamenti duplicati. Questo non sembra essere un problema, poiché la maggior parte delle aziende utilizza un software di contabilità che rileva automaticamente le fatture duplicate e impedisce i pagamenti duplicati. Tuttavia, può esserci incoerenza nella modalità di registrazione dei numeri di fattura. Ad esempio, registri il numero di fattura 0000078234 con gli zeri iniziali o senza di essi? Se la stessa fattura viene presentata due volte al personale dei debiti e viene registrata una volta come 0000078234 e la volta successiva 78234, il sistema non le contrassegnerà come fatture duplicate. Lo stesso problema si presenta con i trattini in un numero di fattura; un numero di fattura 1234-999 potrebbe essere registrato come 1234-999 o 1234999.
Abbina al budget nei rendiconti finanziari . Se una fattura fornitore è stata addebitata in modo errato al reparto sbagliato, è possibile che un responsabile di reparto che esamina i rendiconti finanziari rilevi una disparità tra l'importo addebitato e il budget, portando così la questione all'attenzione del reparto contabilità.
Controlli di pagamento
La maggior parte dei controlli indicati di seguito riguardano il pagamento tramite assegno, poiché questa è ancora la forma di pagamento predominante. I controlli sono:
Stampa e firma di assegni divisi . Una persona dovrebbe preparare gli assegni e un'altra persona dovrebbe firmarli. In tal modo, viene effettuato un controllo incrociato sull'emissione di contanti.
Conserva tutti gli assegni in un luogo chiuso a chiave . Le scorte di controllo inutilizzate devono essere sempre conservate in un luogo chiuso a chiave. In caso contrario, gli assegni possono essere rubati, compilati e incassati in modo fraudolento. Ciò significa che anche eventuali targhe o timbri della firma devono essere conservati in un luogo chiuso a chiave.
Tieni traccia della sequenza dei numeri di controllo utilizzati . Mantenere un registro in cui sono elencati gli intervalli di numeri di controllo utilizzati durante l'esecuzione di un controllo. Ciò è utile per determinare se potrebbero mancare controlli nell'archivio. Questo registro non deve essere conservato con gli assegni memorizzati, poiché qualcuno potrebbe rubare il registro nello stesso momento in cui rubano gli assegni.
Richiedi la firma del controllo manuale . Un'azienda può richiedere la firma di tutti gli assegni. Questo è in realtà un controllo relativamente debole, dal momento che pochi firmatari di assegni approfondiscono il motivo per cui vengono emessi assegni e raramente mettono in dubbio gli importi pagati. Se un'azienda sceglie invece di utilizzare una targa o un timbro per la firma, è molto più importante disporre di un solido sistema di ordini di acquisto; il personale addetto agli acquisti diventa l'approvatore de facto delle fatture emettendo ordini di acquisto in precedenza nel flusso del processo dei debiti.
Richiedi un firmatario dell'assegno aggiuntivo . Se l'importo di un assegno supera un determinato importo, richiedi un secondo firmatario dell'assegno. Questo controllo presumibilmente offre a più persone di livello senior la possibilità di smettere di effettuare un pagamento. In realtà, è più probabile che introduca solo un altro passaggio nel processo di pagamento senza rafforzare realmente l'ambiente di controllo.
