Come registrare nella contabilità generale
La registrazione nella contabilità generale implica la registrazione di transazioni contabili dettagliate nella contabilità generale. Implica l'aggregazione delle transazioni finanziarie da dove sono archiviate in libri mastri specializzati e il trasferimento delle informazioni nella contabilità generale. Inizialmente, le transazioni completate in volume vengono solitamente registrate in un libro mastro specializzato, come il libro mastro delle vendite. In questo modo si evita che la contabilità generale sia ricca di dettagli per migliaia di transazioni. Le informazioni nella contabilità generale vengono quindi aggregate in una serie di rendiconti finanziari per ciascun periodo di rendicontazione.
Le informazioni in uno dei libri contabili specializzati vengono aggregate a intervalli regolari, a quel punto viene effettuata una registrazione a livello di riepilogo e registrata nella contabilità generale. In un ambiente di contabilità manuale, l'aggregazione può avvenire a intervalli fissi, ad esempio una volta al giorno o una volta al mese. Ad esempio, se il libro mastro di origine fosse il libro mastro delle vendite, il movimento di registrazione aggregato potrebbe includere un addebito sul conto clienti e crediti sul conto vendite e vari conti passività IVA. Quando si registra questo movimento nella contabilità generale, è possibile inserire un'annotazione nel campo della descrizione, indicando l'intervallo di date a cui si applica il movimento. Ciò è utile per fornire ulteriore chiarezza a un utente della contabilità generale che potrebbe ricercare determinate transazioni.
In un ambiente di contabilità computerizzata, la registrazione nella contabilità generale può essere impercettibile. Il software lo fa semplicemente a intervalli regolari o chiede se si desidera registrare, quindi gestisce automaticamente la registrazione della contabilità generale sottostante. È possibile che nei report generati dal sistema non compaia nessuna transazione di registrazione.
La registrazione nella contabilità generale non viene eseguita per le transazioni di volume inferiore, che sono già registrate nella contabilità generale. Ad esempio, gli acquisti di cespiti possono essere così rari che non è necessario un libro mastro specializzato per ospitare queste transazioni, quindi vengono invece registrate direttamente nella contabilità generale.
Se qualcuno desidera ricercare una transazione dettagliata, in genere inizia con uno dei rendiconti finanziari, esegue il drill down fino al conto pertinente nella contabilità generale e quindi fa riferimento al libro mastro specializzato che contiene informazioni dettagliate sulla transazione in questione.
