Procedura del libro paga
L'elaborazione del libro paga può produrre errori in più punti, il che richiede un flusso di processo dettagliato che incorpora anche diversi controlli. Questa procedura può essere utilizzata per garantire che il libro paga venga gestito in modo coerente e ripetitivo. Il flusso di processo effettivo può variare leggermente rispetto ai passaggi indicati di seguito, poiché potrebbero esserci differenze relative all'uso di soluzioni di elaborazione delle buste paga manuali, computerizzate o esternalizzate. La versione più probabile della procedura, comprese le responsabilità e i controlli di base, segue:
Aggiorna il file principale del dipendente . L'impiegato del libro paga riceve la notifica delle modifiche alle informazioni sui dipendenti che influiscono sull'elaborazione delle buste paga, come le esenzioni dalla ritenuta alla fonte e le modifiche della retribuzione. Aggiorna il file principale del dipendente nel software del libro paga con queste modifiche.
Imposta periodo di pagamento . Verificare che il modulo di gestione stipendi sia impostato per il periodo di retribuzione corretto.
Inserisci il tempo lavorato . Immettere la quantità di ore regolari e straordinarie lavorate da ciascun dipendente nel sistema dei salari. Se la società calcola manualmente il libro paga, questo passaggio e il passaggio successivo non sono necessari. Se la società utilizza orologi computerizzati per raccogliere le informazioni sul cronometraggio, le informazioni possono essere trasferite direttamente nel software del libro paga.
Inserisci i pagamenti manuali . Immettere gli importi di eventuali buste paga manuali non ancora registrate nel sistema di gestione stipendi. Questi possono essere aggiustamenti salariali di periodi precedenti o pagamenti relativi all'assunzione iniziale o alla cessazione dei dipendenti.
Calcola l'indennità di fine rapporto . Calcola manualmente l'importo dovuto a qualsiasi dipendente che ha lasciato l'azienda, inclusi i periodi di ferie non utilizzati e il TFR. Questo di solito coinvolge solo i dipendenti che hanno lasciato l'azienda volontariamente, poiché le cessazioni forzate richiedono pagamenti quasi immediati che di solito non rientrano nel normale periodo di elaborazione delle buste paga.
Modificare le detrazioni . Immettere eventuali modifiche alle detrazioni standard dalla retribuzione dei dipendenti, ad esempio per l'assicurazione medica, i pignoramenti e i contributi di beneficenza.
Calcola la paga . Fare in modo che il software elabori tutti i calcoli di pagamento per il periodo. Se la società calcola manualmente la retribuzione, utilizzare le tabelle delle imposte fornite dai governi federale e statale per determinare l'importo corretto delle ritenute fiscali.
Rivedi i rapporti . Se i calcoli delle retribuzioni vengono esternalizzati o si utilizza un software per la gestione delle retribuzioni, stampare i seguenti rapporti e verificare la presenza di errori nelle transazioni sottostanti. Elaborare nuovamente il libro paga fino a quando questi problemi non sono stati corretti.
Report detrazioni negative (può indicare un errore di immissione dati o una frode)
Report sulle imposte negative (può indicare un errore di immissione dei dati o una frode)
Registro delle buste paga preliminare (il documento chiave utilizzato per individuare gli errori)
Elenco ordinato dei salari pagati (concentrarsi su importi salariali eccessivamente alti o bassi per individuare le ore lavorate oi tassi salariali potenzialmente imprecisi)
Linea di tendenza delle spese del libro paga per reparto (può indicare che i salari vengono addebitati al dipartimento sbagliato)
Emetti pagamenti . Una volta che l'analisi dei report non indica ulteriori errori, elaborare i pagamenti ai dipendenti.
Report sulla gestione dei problemi (opzionale) . Emettere rapporti sulle buste paga alla direzione che sono correlati al libro paga appena completato. Esempi di tali rapporti sono una linea di tendenza degli straordinari per dipendente e una linea di tendenza delle spese di compensazione per dipartimento.
Eseguire il backup dei dati . Una volta completata la busta paga, eseguire il backup dei dati ad essa correlati. Se l'elaborazione delle buste paga è esternalizzata, viene gestita dal fornitore. Se si utilizza un software interno, archiviare i dati. Se si utilizza un sistema manuale, mettere il registro delle buste paga in un deposito chiuso.
Blocca il periodo . Blocca il periodo di paga nel modulo buste paga per il periodo appena completato, per impedire modifiche non autorizzate. Questo è essenzialmente lo stesso del passaggio 2; bloccando il periodo di paga, ci spostiamo in avanti al periodo di pagamento successivo.
Tasse di deposito . Depositare le tasse sui salari e verificare la loro trasmissione al governo. Se la società ha esternalizzato l'elaborazione delle buste paga, questo passaggio viene gestito dal fornitore.
Memorizza timecard . Archivia i cartellini presso il reparto buste paga. È del tutto possibile che i dipendenti mettano in dubbio la loro retribuzione, nel qual caso i cartellini più recenti dovrebbero essere facilmente accessibili per la revisione. Dopo un mese o due, i cartellini possono essere spostati nella memoria a lungo termine.
Indaga sugli errori . Se ci sono problemi di elaborazione delle buste paga, assicurati che i dipendenti li troveranno! Esamina tutti gli errori di transazione riscontrati e avvia le modifiche per mitigare il loro ripetersi. Ciò può comportare l'alterazione delle procedure o l'imposizione di nuovi controlli.
