Definizione conto spese

Il concetto di conto spese ha due significati diversi. Uno riguarda le spese di viaggio e intrattenimento e l'altro è un concetto più generale che identifica un tipo di account. Entrambe le definizioni sono riportate di seguito.

Conto spese T&E

Un conto spese si riferisce ai fondi pagati a un dipendente, che vengono quindi utilizzati per le spese di viaggio e intrattenimento. I fondi del conto spese possono essere pagati in anticipo rispetto al momento in cui sono effettivamente spesi per affari aziendali, nel qual caso i fondi vengono indicati come anticipo. In alternativa, i fondi possono essere pagati in risposta alla presentazione di una nota spese da parte di un dipendente, nel qual caso i fondi sono indicati come un rimborso. Un anticipo è inizialmente registrato come attività corrente, mentre un rimborso è immediatamente registrato come costo quando sostenuto. Quando un dipendente presenta la prova di come è stato utilizzato un anticipo, l'attività corrente viene quindi rilevata come costo.

L'importo dei pagamenti in contanti associati a un conto spese tende ad essere maggiore se collegato a un dipendente che opera indipendentemente dalle operazioni interne di un'azienda, di cui l'esempio migliore è un venditore. Queste persone hanno bisogno di fondi sufficienti per viaggiare più di quanto sia consuetudine per altri dipendenti.

Il concetto di conto spese può essere abusato, spendendo più fondi di quanto sarebbe richiesto da una persona prudente, o ricevendo anticipi e non utilizzando il denaro per conto dell'azienda. Di conseguenza, molte aziende impongono controlli rigorosi sull'uso dei conti spese, compreso l'uso di note spese, politiche di viaggio, revisioni dei pagamenti effettuati e revisioni continue del saldo dovuto nel conto patrimoniale degli anticipi.

Il tipo di conto spese

La maggior parte di tutti i conti utilizzati nella contabilità generale sono conti di spesa. Questo è un tipo di conto temporaneo in cui sono archiviate tutte le spese sostenute da un'entità durante un periodo contabile. Pertanto, potrebbero esserci conti di spesa per commissioni bancarie, costo delle merci vendute, utenze e così via. Questi conti sono considerati temporanei, poiché vengono azzerati alla fine dell'anno fiscale, per fare spazio alla registrazione di una nuova serie di spese nell'anno fiscale successivo.