Separazione dei compiti
Il concetto di separazione dei compiti vieta l'attribuzione di responsabilità ad una persona per l'acquisizione di beni, la loro custodia e la relativa tenuta dei registri. Ad esempio, una persona può effettuare un ordine per acquistare un bene, ma un'altra persona deve registrare la transazione nei registri contabili. Separando i compiti, è molto più difficile commettere frodi, poiché almeno due persone devono collaborare per farlo, il che è molto meno probabile che se una persona fosse responsabile di tutti gli aspetti di una transazione contabile.
Esempi di separazione dei compiti sono:
Contanti . Una persona apre buste contenenti assegni e un'altra persona registra gli assegni nel sistema contabile. Ciò riduce il rischio che gli assegni vengano rimossi dalla società e depositati sul conto corrente di una persona.
Crediti . Una persona registra i contanti ricevuti dai clienti e un'altra persona crea note di credito per i clienti. Ciò riduce il rischio che un dipendente possa deviare un pagamento in entrata da un cliente e coprire il furto con un credito corrispondente sul conto di quel cliente.
Inventario . Una persona ordina le merci dai fornitori e un'altra persona registra le merci ricevute nel sistema contabile. Ciò impedisce all'acquirente di deviare le merci in entrata per uso proprio.
Libro paga . Una persona compila le informazioni sulla retribuzione lorda e sulla retribuzione netta per un libro paga e un'altra persona verifica i calcoli. Ciò impedisce a un impiegato del libro paga di aumentare artificialmente la retribuzione di alcuni dipendenti o di creare e pagare dipendenti falsi.
Un problema con la separazione dei compiti è che è molto meno efficiente e richiede più tempo che avere una sola persona responsabile di tutti gli aspetti di una transazione. Pertanto, è necessario esaminare il compromesso tra l'aumento del livello di controllo e la riduzione della quantità di efficienza quando si decide se implementare la separazione dei compiti in alcune aree. È del tutto possibile che il miglioramento del controllo non sia sufficiente a compensare il ridotto livello di efficienza.
Un malinteso sulla separazione dei compiti è che riduce la quantità di errori contabili. Ciò accade solo se è presente un inserimento dati duplicato o se più persone verificano il lavoro degli altri. Questo non è l'obiettivo del concetto di separazione dei compiti, che è mirato a dare determinati compiti a una persona e altri compiti a un'altra persona - il concetto non è progettato per la duplicazione dei compiti, quindi è improbabile che gli errori contabili vengano ridotti .
Termini simili
La separazione dei compiti è anche nota come separazione dei compiti.
