Come registrare un pagamento con carta di credito

La registrazione di un pagamento con carta di credito implica l'immissione dettagliata di informazioni da un estratto conto della carta di credito nel sistema contabile di un'azienda. Quando un elaboratore di carte di credito invia un estratto conto della carta di credito a un'azienda, alla società viene essenzialmente presentata una fattura di grandi dimensioni che include molte voci per una vasta gamma di acquisti. Poiché il contenuto dell'estratto conto può essere così vario, è difficile assegnare un unico codice di addebito predefinito all'account (come avviene con la maggior parte degli altri fornitori, che tendono ad essere associati a una piccola gamma di acquisti). Invece, il personale addetto all'inserimento dei dati della contabilità fornitori deve esaminare ciascuno di questi rendiconti e assegnare manualmente i codici di addebito a ciascuna voce, in base al tipo di spesa.Un'alternativa è inoltrare questi estratti conto agli utenti della carta e chiedere loro di inserire le informazioni richieste, sebbene questo approccio tenda a ritardare l'elaborazione dei pagamenti.

Al personale addetto alla contabilità fornitori può essere fornito un elenco standard dei conti a cui sono attribuiti gli elementi addebitati, poiché esiste una discreta regolarità nelle tipologie di articoli acquistati con carta di credito. Esempi di articoli di comune acquisto sono:

• Viaggi e intrattenimento

• Forniture per ufficio

• Costo dei beni venduti

• Abbonamenti

La compensazione alla voce di spesa per una qualsiasi delle voci precedenti è la contabilità fornitori.

Una volta registrato nel sistema della contabilità fornitori, viene eventualmente effettuato un pagamento tramite assegno dell'importo indicato sull'estratto conto della carta di credito (più o meno eventuali rettifiche), dove è presente un addebito sul conto fornitori e un accredito sul conto cassa. L'avviso di pagamento viene quindi rimosso dall'estratto conto, allegato all'assegno e inviato per posta all'elaboratore della carta di credito. Il personale addetto alla contabilità fornitori allega quindi una copia dell'assegno alla parte rimanente dell'estratto conto della carta e la archivia mensilmente.

Il processo di contabilità della carta di credito qui annotato deve essere ripetuto esattamente ogni mese. In caso contrario, anche un singolo estratto conto della carta può contenere una spesa così elevata che un'errata elaborazione potrebbe avere un impatto notevole sui risultati finanziari di un'organizzazione.