Libro mastro degli acquisti
Il registro acquisti è un registro secondario in cui vengono registrati gli acquisti. Il libro mastro acquisti fa parte del database del reparto contabilità; non è mantenuto dall'ufficio acquisti. Il libro mastro è utile per separare in un'unica posizione un record degli importi che un'azienda spende con i suoi fornitori. Il registro acquisti mostra quali acquisti sono stati pagati e quali restano in sospeso. Una transazione tipica inserita nel registro acquisti registrerà un conto fornitori, seguito in un secondo momento da una transazione di pagamento che elimina il conto fornitori. Pertanto, è probabile che ci sia un saldo da pagare in sospeso nel registro in qualsiasi momento.
Se il volume degli acquisti è relativamente basso, non è necessario un registro degli acquisti. Invece, queste informazioni vengono registrate direttamente nella contabilità generale.
Se si dovesse mantenere una registrazione manuale del libro mastro acquisti, potrebbe contenere molte più informazioni di quelle appena indicate. I campi dati in un libro mastro acquisti preparato manualmente potrebbero includere le seguenti informazioni per ciascuna transazione:
Data di acquisto
Codice fornitore (o nome)
Numero fattura fornitore
Numero ordine di acquisto (se utilizzato)
Codice identificativo dell'articolo acquistato (potrebbe essere il codice principale dell'articolo o il numero di riferimento del fornitore)
Importo pagato
IVA pagata
Flag di pagamento (indica se pagato o meno)
Il documento principale registrato nel libro mastro acquisti è la fattura fornitore. Inoltre, se i fornitori concedono un credito all'azienda per articoli come merci restituite o articoli danneggiati durante il trasporto, si registrano anche le note di credito emesse dai fornitori nel registro acquisti. Una nota di credito può anche essere emessa per uno sconto sul volume, sebbene questo credito possa essere applicato a un numero di acquisti in aggregato e quindi non possa essere ricondotto a una singola transazione di acquisto.
Le informazioni nel libro mastro acquisti vengono aggregate periodicamente e registrate in un conto nella contabilità generale, noto come conto di controllo. Il conto di controllo del libro mastro acquisti viene utilizzato per evitare di ingombrare il libro mastro generale con l'enorme quantità di informazioni normalmente memorizzate nel libro mastro acquisti. Immediatamente dopo la registrazione, il saldo nel conto di controllo deve corrispondere al saldo nel libro mastro acquisti. Poiché nel conto di controllo non sono memorizzate transazioni dettagliate, chiunque desideri ricercare transazioni di acquisto dovrà eseguire il drill down dal conto di controllo al libro mastro acquisti per trovarle.
Prima di chiudere i libri e generare i rendiconti finanziari alla fine di un periodo contabile, è necessario completare tutti i movimenti nel libro mastro acquisti, chiudere il libro mastro per quel periodo e registrare i totali dal libro mastro acquisti nella contabilità generale.
Termini simili
Il registro acquisti è noto anche come registro secondario acquisti o account secondario acquisti.
