Come riconciliare l'inventario
Per riconciliare l'inventario, confrontare i conteggi dell'inventario nei record dell'azienda con gli importi effettivi sugli scaffali del magazzino, capire perché ci sono differenze tra i due importi e regolare i record per riflettere questa analisi. La riconciliazione dell'inventario è una parte importante del conteggio dei cicli, poiché il personale del magazzino la utilizza per aggiornare continuamente l'accuratezza dei propri record di inventario. L'accuratezza della registrazione dell'inventario è necessaria per garantire che gli articoli sostitutivi siano ordinati in modo tempestivo, che l'inventario sia valutato correttamente e che le parti siano disponibili per la vendita o la produzione quando necessario. È inoltre necessaria una riconciliazione dell'inventario per garantire che gli importi delle scorte effettivi e registrati siano gli stessi alla fine dell'anno, in modo che non ci siano problemi quando l'inventario viene controllato.
La riconciliazione dell'inventario non è semplice come regolare il saldo contabile in modo che corrisponda al conteggio fisico. Potrebbero esserci altri motivi per cui esiste una differenza tra i due numeri che non può essere corretta con tale regolazione. In particolare, dovresti considerare di seguire alcuni o tutti questi passaggi:
Riconta l'inventario . Qualcuno potrebbe aver conteggiato in modo errato l'inventario. In tal caso, chiedi a una persona diversa di contarlo di nuovo (poiché il primo contatore potrebbe fare lo stesso errore di conteggio una seconda volta). Inoltre, se il conteggio fisico sembra essere significativamente inferiore al saldo contabile, è possibile che ci sia più inventario in una seconda posizione, quindi guardati intorno per una seconda cache. Il racconto è la ragione più probabile per una variazione, quindi considera prima questo passaggio.
Abbina le unità di misura . Le unità di misura utilizzate per il conteggio e il saldo contabile sono le stesse? Uno potrebbe essere in unità individuali (noto come "ciascuno"), mentre l'altro potrebbe essere in dozzine, o scatole, o libbre o chilogrammi. Se hai già effettuato un riconteggio e c'è ancora una differenza che è a parte ordini di grandezza, è probabile che le unità di misura siano il problema.
Verificare il numero di parte . È possibile che tu stia interpretando erroneamente il numero di parte dell'articolo sullo scaffale o indovinando la sua identificazione perché non c'è alcun numero di parte. In tal caso, ottenere una seconda opinione da una persona esperta del personale di magazzino o confrontare l'articolo con le descrizioni nei record anagrafici articolo. Un'altra opzione è cercare qualche altro articolo per il quale esiste una varianza del conteggio delle unità nella direzione opposta, che potrebbe essere il numero di parte che stai cercando.
Cerca documenti mancanti . Questa è una grande fonte di problemi di riconciliazione dell'inventario. Il conteggio delle unità nei record dell'inventario potrebbe non essere corretto perché si è verificata una transazione, ma nessuno l'ha ancora registrata. Questo è un grosso problema per i contatori di cicli, che potrebbero dover cercare documenti non immessi di questo tipo prima di sentirsi a proprio agio nell'adeguare i record di inventario. Altri esempi di questo problema sono le entrate che non sono state ancora inserite (quindi il record di inventario è troppo basso) o le emissioni dal magazzino all'area di produzione che non sono state inserite (quindi il record di inventario è troppo alto).
Esamina gli scarti . Gli scarti possono sorgere ovunque in un'azienda (in particolare la produzione) e il personale può facilmente trascurare la sua corretta registrazione nei registri dell'inventario. Se vedi una modesta varianza in cui i record di inventario sono sempre solo una piccola quantità superiore al conteggio fisico, questa è una causa probabile.
Indagare sulla possibile proprietà del cliente . Se non si ha alcuna registrazione di un articolo di inventario nei registri contabili, potrebbe esserci una buona ragione, ovvero che la società non lo possiede, un cliente lo fa. Ciò è particolarmente comune quando l'azienda rimodella o migliora i prodotti per i propri clienti.
Indagare sulla possibile proprietà del fornitore . Per seguire l'ultimo articolo, è anche possibile che tu abbia articoli in magazzino che sono in conto deposito da un fornitore e che sono quindi di proprietà del fornitore. Questo è più comune in un ambiente di vendita al dettaglio e improbabile altrove.
Esamina i record di backflush . Se la tua azienda utilizza lo scarico a consuntivo per modificare i record di inventario (in cui alleggerisci l'inventario in base al numero di prodotti finiti prodotti), è meglio che la distinta base e i numeri di produzione dei prodotti finiti siano entrambi in condizioni eccellenti, altrimenti il processo di riconciliazione sarà doloroso . Il backflush non è consigliato a meno che la tenuta dei registri di produzione non sia eccellente.
Accetta la varianza . Se tutte le forme di indagine falliscono, non hai altra scelta che modificare il record dell'inventario per abbinare il conteggio fisico. È possibile che alla fine venga trovato qualche altro errore che spiega la discrepanza, ma per ora non puoi lasciare una varianza; in caso di dubbio, il conteggio fisico è corretto.
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