Nozioni di base sulla contabilità finanziaria
Questo articolo offre una panoramica delle basi della contabilità finanziaria per i non contabili. Il suo orientamento è verso la registrazione di informazioni finanziarie su un'azienda.
Primo, cosa si intende per contabilità "finanziaria"? Si riferisce alla registrazione di informazioni sul denaro. Pertanto, parleremo dell'emissione di una fattura a qualcuno, così come del loro pagamento di quella fattura, ma non affronteremo alcun cambiamento nel valore dell'attività complessiva di un'azienda, poiché quest'ultima situazione non comporta una specifica transazione che coinvolge denaro.
Una "transazione" è un evento aziendale che ha un impatto monetario, come la vendita di merci a un cliente o l'acquisto di forniture da un fornitore. Nella contabilità finanziaria, una transazione attiva la registrazione di informazioni sul denaro coinvolto nell'evento. Ad esempio, registreremmo nei registri contabili tali eventi (transazioni) come:
Incorrere in debiti da un prestatore
La ricezione di una nota spese da un dipendente
La ricezione di una fattura da un fornitore
Vendere merci a un cliente
Rimettere le tasse sulle vendite al governo
Pagare gli stipendi ai dipendenti
Rimettere le tasse sui salari al governo
Registriamo queste informazioni in "account". Un conto è un record separato e dettagliato relativo a un articolo specifico, come le spese per forniture per ufficio, la contabilità clienti o la contabilità fornitori. Possono esserci molti account, di cui i più comuni sono:
Contanti . Questo è il saldo corrente del contante detenuto da un'azienda, solitamente in conti correnti o conti di risparmio.
Crediti . Si tratta di vendite a credito, che i clienti dovranno pagare in un secondo momento.
Inventario . Si tratta di articoli tenuti a magazzino, per eventuale vendita ai clienti.
Immobilizzazioni . Si tratta di risorse più costose che l'azienda prevede di utilizzare per più anni.
Conti da pagare . Si tratta di passività dovute a fornitori non ancora pagate.
Spese maturate . Si tratta di passività per le quali l'attività non è ancora stata fatturata, ma per le quali dovrà eventualmente pagare.
Debito . Si tratta di contanti prestati all'azienda da un'altra parte.
Equità . Questo è l'interesse di proprietà nell'azienda, che è il capitale di fondazione e gli eventuali profitti successivi che sono stati trattenuti nell'attività.
Entrate . Si tratta di vendite effettuate ai clienti (sia a credito che in contanti).
Costo della merce venduta . Questo è il costo di beni o servizi venduti ai clienti.
Spese amministrative . Si tratta di una serie di spese necessarie per gestire un'impresa, come stipendi, affitto, utenze e forniture per ufficio.
Imposte sul reddito . Queste sono le tasse pagate al governo su eventuali profitti guadagnati dall'azienda.
Come inseriamo le informazioni sulle transazioni in questi conti? Ci sono due modi per farlo:
Voci del modulo software . Se si utilizza un software di contabilità per registrare le transazioni contabili finanziarie, probabilmente ci saranno moduli in linea che è possibile compilare per ciascuna delle transazioni principali, come la creazione di un cliente o una fattura o la registrazione di una fattura fornitore. Ogni volta che compili uno di questi moduli, il software popola automaticamente gli account per te.
Voci di diario . È possibile accedere a un modulo di registrazione a giornale nel software di contabilità o creare manualmente una registrazione a giornale. C'è molto da inserire nel diario. In breve, una registrazione a giornale deve sempre influire su un minimo di due conti, con una registrazione in addebito registrata su un conto e una registrazione in accredito sull'altro. Possono esserci molti più di due account, ma l'importo totale in dollari dei debiti deve essere uguale all'importo totale in dollari dei crediti. Vedere l'articolo delle voci di diario per ulteriori informazioni.
I conti vengono archiviati nella contabilità generale. Questo è il set principale di tutti i conti, in cui sono memorizzate tutte le transazioni commerciali che sono state inserite nei conti con registrazioni a giornale o registrazioni del modulo software. Pertanto, la contabilità generale è il documento di riferimento per tutte le informazioni di contabilità finanziaria dettagliate su un'azienda.
Se si desidera comprendere i dettagli di un determinato conto, ad esempio l'importo corrente della contabilità clienti in sospeso, è necessario accedere alla contabilità generale per queste informazioni. Inoltre, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità fornisce una serie di rapporti che forniscono informazioni migliori sull'attività rispetto alla semplice lettura dei conti. In particolare, ci sono rapporti di crediti scaduti e debiti scaduti che sono utili per determinare l'elenco corrente dei conti attivi e dei debiti non riscossi, rispettivamente.
La contabilità generale è anche il documento di origine per il bilancio. Esistono diversi bilanci, che sono:
Bilancio . Questo rapporto elenca le attività, le passività e il patrimonio netto dell'azienda alla data del rapporto.
Conto economico . Questo rapporto elenca i ricavi, le spese e i profitti o le perdite dell'azienda per un periodo di tempo specifico.
Rendiconto finanziario . Questo report elenca i flussi di cassa in entrata e in uscita generati dall'azienda per un periodo di tempo specifico. Può essere formattato utilizzando il metodo diretto o il metodo indiretto.
Altri elementi meno utilizzati del bilancio sono il prospetto degli utili non distribuiti e un gran numero di informazioni integrative.
In sintesi, abbiamo dimostrato che la contabilità finanziaria comporta la registrazione delle transazioni commerciali nei conti, che a loro volta vengono riepilogati nella contabilità generale, che a sua volta viene utilizzata per creare i bilanci.
