Registrazione delle transazioni contabili
Quando si verifica una transazione contabile, può essere registrata nei libri di un'organizzazione in diversi modi. I seguenti punti elenco evidenziano i metodi più comuni disponibili:
Voci di diario. Il metodo più semplice utilizzato per registrare una transazione è la registrazione prima nota, in cui il contabile inserisce manualmente i numeri di conto, i debiti e gli accrediti per ogni singola transazione. Questo approccio richiede molto tempo e può essere soggetto a errori, pertanto è solitamente riservato ad aggiustamenti e voci speciali. Nei seguenti punti elenco, notiamo gli approcci più automatizzati utilizzati nel software di contabilità per registrare le transazioni contabili più comuni.
Ricezione delle fatture del fornitore . Quando viene ricevuta una fattura fornitore, il contabile la registra nel modulo contabilità fornitori del software di contabilità. Il modulo crea automaticamente una registrazione a giornale che addebita il conto di spesa o attività pertinente e accredita il conto di passività della contabilità fornitori.
Emissione fattura fornitore . Quando deve essere creata una fattura per un cliente, il contabile inserisce le informazioni rilevanti sul prezzo, la quantità unitaria e l'IVA applicabile nel modulo di fatturazione del software di contabilità. Il modulo crea automaticamente una registrazione a giornale che addebita contanti o conto clienti e accredita il conto vendite. Potrebbe anche esserci un credito sul conto passività IVA.
Emissione di pagamenti fornitori . Quando i fornitori vengono pagati, il contabile controlla i numeri di fattura da pagare nel modulo contabilità fornitori nel software di contabilità. Il software quindi stampa assegni o emette pagamenti elettronici, addebitando anche il conto fornitori e accreditando il conto contanti.
Emissione di buste paga . Quando i dipendenti devono essere pagati, il contabile inserisce le tariffe salariali e le ore lavorate di tutti i dipendenti nel modulo buste paga del software di contabilità. Il modulo crea automaticamente una registrazione a giornale che addebita i conti delle spese fiscali per la retribuzione e sui salari e accredita contanti. Questa può essere una voce piuttosto complessa, poiché può anche riguardare pignoramenti e altre detrazioni e registrare separatamente diversi tipi di imposte sui salari.
Questi metodi di registrazione creano tutti movimenti nella contabilità generale, oppure in un libro mastro sussidiario che viene quindi spostato nella contabilità generale. Da lì, le transazioni vengono aggregate nel bilancio.
